En este artículo aprenderás a gestionar de forma centralizada las cuentas contables y las reglas de reserva como configuración contable, compartirlas entre varios gimnasios y activarlas en una fecha programada, incluyendo el historial de cambios y activaciones.
Índice
- ¿Cuáles son las ventajas de la configuración contable?
- Requisitos y permisos (incl. CRUD)
- Estructura y navegación
- Crear una nueva configuración contable (SKR03/SKR04 o copiar)
- Gestionar cuentas (búsqueda, categorías)
- Gestionar reglas de reserva (reglas del sistema vs. reglas personalizadas)
- Compartir con varios gimnasios (lista blanca)
- Programar activación (desde fecha ≥ hoy)
- Historial de cambios y activaciones
- Eliminar configuraciones (nunca activadas)
- Preguntas frecuentes
Guía rápida
- Abre Configuración/Finanzas/Configuración contable.
- Haz clic en Crear configuración contable.
- Selecciona la base: SKR03 o SKR04 o Copiar configuración existente.
- Establece la liberación (lista blanca) para los gimnasios que deben usar la configuración.
- Revisa/ajusta cuentas y reglas; busca por número/nombre de cuenta.
- Programa la activación: Selecciona una fecha ≥ hoy y elige los gimnasios.
- Confirma los cambios: ¡listo! (Solo una configuración puede estar activa a la vez.)
¿Cuáles son las ventajas de la configuración contable?
Controlas de forma centralizada las cuentas y las reglas de reserva, las usas en varias instalaciones (multiinstalaciones) y programas las activaciones con antelación, por ejemplo, al inicio del mes. Esto reduce errores y garantiza transparencia gracias al historial de cambios y activaciones. Por gimnasio, solo una configuración puede estar activa; las configuraciones adicionales pueden programarse para el futuro.
¿Qué significa CRUD?
En el contexto de la configuración contable, CRUD significa específicamente:
- C = Crear: Permite al usuario crear y actualizar una configuración contable
- R = Leer: Permite leer una configuración contable con toda la información necesaria
- U = Actualizar: ver crear
- D = Eliminar: Permite al usuario eliminar configuraciones que nunca se hayan activado
Requisitos y permisos (incl. CRUD)
Derechos de edición (CRUD): Los usuarios con este permiso pueden crear/actualizar (Crear/Actualizar), leer (Leer) y eliminar (Eliminar, solo si nunca se ha activado) configuraciones. Normalmente: administrador y oficina = CRUD, mostrador y solo lectura = R.
Derechos de activación (separados): permiten activar una configuración (Crear). Normalmente: administrador y oficina = C, mostrador/solo lectura.
Estructura y navegación
Encuentras la función en Configuración > Finanzas > Configuración contable. La vista general muestra, entre otras cosas, las pestañas Configuraciones e Historial de activaciones así como Lista blanca. En el historial ves por gimnasio qué configuración está/estuvo activa y puedes ordenar y filtrar por período.
En la vista detallada, ves el nombre, el estado (activo/inactivo), la fecha de activación o finalización, la liberación (lista blanca), reglas de reserva y cuentas, y el historial de cambios. Las configuraciones activadas ya no son editables.
Crear una nueva configuración contable (SKR03/SKR04 o copiar)
Al crear, defines:
- Configuración base: SKR03 o SKR04 – cargamos un conjunto adecuado de cuentas.
- Copiar configuración existente: Adoptar cuentas y reglas de una configuración existente.
- Liberación (lista blanca): definir para gimnasios adicionales.
Consejo: Las configuraciones que nunca se hayan activado pueden eliminarse.
Gestionar cuentas (búsqueda, categorías)
En la vista detallada puedes gestionar cuentas de forma eficiente. Puedes buscar por número de cuenta y nombre de cuenta; la vista general puede estructurarse por categorías.
Gestionar reglas de reserva (reglas del sistema vs. reglas personalizadas)
Las reglas de reserva se agrupan en una pestaña; puedes filtrar por tipo (Sistema o Personalizado) y crear nuevas reglas. Al crear, están disponibles tarifas, módulos, cargos fijos, productos y variantes de todos los gimnasios. Las entradas para las que ya existen reglas no se vuelven a ofrecer para evitar duplicados.
Compartir con varios gimnasios (lista blanca)
Al crear (o más tarde), defines qué gimnasios pueden usar la configuración. También puedes asignar gimnasios adicionales después.
Programar activación (desde fecha ≥ hoy)
Activa una configuración directamente desde la vista general o detallada:
- Selecciona gimnasios (selector de gimnasios)
- Establece la fecha de activación ≥ hoy (selector de fecha)
- Vista general de la configuración activa actualmente por gimnasio
Al activar, la configuración anterior se finaliza automáticamente (finalización = fecha de activación – 1), y la nueva se activa desde la fecha elegida. Si ya hay activaciones programadas, se te informará con los detalles (gimnasio, configuración, fecha).
Historial de cambios y activaciones
- Historial de cambios (registro de cambios): registra todas las operaciones de CRUD con marca de tiempo y usuario.
- Historial de activaciones: muestra cuándo, dónde (gimnasio) y por quién se activaron las configuraciones; se puede filtrar por gimnasio y rango de fechas.
Eliminar configuraciones (nunca activadas)
Puedes eliminar por completo las configuraciones no utilizadas (nunca activadas), útil para limpiar configuraciones de prueba.
Preguntas frecuentes
¿Por qué esta función es tan potente?
Estandarizas la contabilidad una sola vez y la usas en muchos gimnasios, programas los cambios de forma ordenada en la fecha clave y siempre ves quién cambió qué y cuándo se activó. Menos esfuerzo, más consistencia.
¿Puedo editar una configuración activa?
No. En su lugar, crea una nueva configuración (por ejemplo, basada en la antigua), programa la activación y actívala en la fecha deseada.
¿Qué ocurre exactamente durante la activación?
En la fecha elegida, la nueva configuración se activa; la antigua finaliza automáticamente el día anterior. Los conflictos con activaciones ya programadas se muestran con antelación.
¿Hay búsqueda?
Sí, para cuentas por número y nombre; las reglas pueden filtrarse por tipo.
Aviso: Este artículo ha sido traducido automáticamente mediante inteligencia artificial. No asumimos ninguna responsabilidad por posibles errores en la traducción.