Configuración de reglas de cobro

En este artículo aprenderás a:

Cómo funciona una regla de cobro y cómo personalizar tu proceso de cobro con reglas de cobro

• General
• Proceso de cobro según el tipo de pago
• Cómo funciona una regla de cobro
• Condiciones como desencadenantes de acciones
• Condición de nota de débito devuelta—características especiales del proceso de cobro para pagadores por domiciliación bancaria
• Liquidación temporal de créditos sin confirmación de cobro
• Guarda todas las reglas en el nivel de cobro cero
• Condición de pago atrasado—disponible para todos los métodos de pago
• Criterio adicional de cobro
• Acciones—¿cómo se activan?
• Acciones a definir dentro de los niveles de cobro
• Cancelación de la membresía—Opciones
• Cancelación con plazo residual
• Cancelación extraordinaria con compensación
• FAQ: ¿cómo se cuentan exactamente los días de una condición de “Retraso en el pago”?
• Resumen de lo más importante

Guía rápida:

Cobro—Cómo crear una configuración de cobro:

1. Configuración / Finanzas / Cobro
2. Crea una configuración de cobro
3. Nombra el sistema de cobro / determina el número de niveles de cobro
4. Selecciona un nuevo sistema de cobro / selecciona un tipo de pago
5. Define reglas para todos los niveles de cobro

General

Las reglas de cobro especifican la transferencia de socios morosos desde el nivel inicial al nivel objetivo en el proceso de cobro. Contienen los criterios para registrar a un socio y las acciones que se deben realizar en el proceso de transferencia.

Proceso de cobro según el tipo de pago

Tras crear una configuración de cobro y definir el número de niveles de cobro (enlace al artículo para más información), debes configurar un proceso de cobro para cada tipo de pago que utilices.

Dentro de los tipos de pago, están disponibles los niveles de cobro creados previamente, por los que pasará un socio moroso según las reglas de cobro definidas.

Cómo funciona una regla de cobro

Las reglas de cobro se pueden definir para cada nivel de cobro. Las reglas de cobro reaccionan a condiciones cumplidas con una acción predefinida. Por lo tanto, el proceso de cobro sigue la lógica: “Si se cumple una condición Y, entonces se ejecutará la acción X”.

Condiciones como desencadenantes de acciones

La condición determina cuándo una regla de cobro entra en vigor y, por lo tanto, se ejecuta la acción almacenada de la regla. Distinguimos dos tipos principales de condiciones:

• Nota de débito devuelta
• Impago

Condición de nota de débito devuelta—características especiales del proceso de cobro para pagadores por domiciliación bancaria

El tipo “Nota de débito devuelta” solo está disponible para pagadores por domiciliación bancaria.

Tras seleccionar este tipo, defines qué condición debe cumplirse para que la regla entre en vigor. La acción se define según el número de domiciliaciones devueltas.
Ejemplo: Normalmente, tras la primera domiciliación devuelta, se alcanza el primer nivel de recordatorio; tras la segunda, el segundo nivel, y así sucesivamente.

Liquidación temporal de créditos sin confirmación de cobro

En el proceso de cobro, debes prestar especial atención a la domiciliación bancaria. Tras recibir la primera domiciliación devuelta, en este ejemplo, el socio afectado pasa al nivel 1 de cobro, con todas las acciones asociadas en forma de comunicaciones, restricciones y comisiones. Normalmente, se realiza un nuevo intento de cobro si las deudas no se han liquidado antes de una fecha objetivo. Al traspasar el asiento de la domiciliación bancaria y el banco, la cuenta del socio se muestra como saldada, ya que todos los créditos se han vuelto a presentar en la cuenta bancaria del socio. Anticipando un pago exitoso, el nivel de cobro vuelve a establecerse en cero al ejecutar la ejecución de la domiciliación.

¿Por qué?: En el caso de una domiciliación bancaria, Perfectgimnasio Next debe asumir un cobro exitoso hasta que se confirme lo contrario mediante una nota de débito devuelta repetida.

Guarda todas las reglas en el nivel de cobro cero: (*para pagadores por domiciliación bancaria)
Por el motivo mencionado anteriormente, el nivel inicial de cobro desde el que se definen todos los “saltos” posteriores a niveles de cobro más altos es el nivel 0. (Estas reglas ya están creadas en la configuración estándar, por lo que puede servirte de ayuda).

Condición de pago atrasado—disponible para todos los métodos de pago

El segundo tipo “Pago atrasado” te permite configurar un tipo de condición que analiza la fecha de vencimiento del crédito o la última acción de cobro. (Este tipo de condición está disponible para todos los tipos de pago).

Si seleccionas el tipo “Pago atrasado”, defines el retraso en días que activa la regla. Para el primer cobro, el retraso se refiere a los días transcurridos desde la fecha de vencimiento del crédito. Si el socio ya está en el proceso de cobro y, por tanto, en una fase activa de cobro, el marco de referencia del pago atrasado es la última acción de cobro. (Esto se usa especialmente al configurar el sistema de cobro para socios referidos o al establecer un plazo).

*También están disponibles aquí como criterios adicionales el importe mínimo y máximo de los créditos pendientes.

Criterio adicional de cobro:

Al definir un importe mínimo, puedes determinar adicionalmente que los socios con créditos por debajo de un determinado importe abierto no sean objeto de cobro. (Por ejemplo, un socio moroso con un importe pendiente de 2 euros no debería pasar por un proceso de cobro con una comisión de cobro de 5 euros). Este campo está en el mismo diálogo que la condición Retraso en el pago, consulta la captura de pantalla anterior.

Acciones—¿cómo se activan?

Las acciones se ejecutan cuando se cumple la condición configurada previamente. Primero debes definir cuándo se activa la acción. Para los tipos de pago en efectivo y transferencia bancaria, la activación siempre es la ejecución del cobro. Por lo tanto, debes ejecutar activamente un cobro para que Perfectgimnasio Next verifique y gestione a tus socios morosos según las condiciones configuradas previamente.

Para los pagos por domiciliación bancaria, también está disponible el desencadenante “nota de débito devuelta”. La acción se realiza inmediatamente tan pronto como se registra una nota de débito devuelta correspondiente en Perfectgimnasio Next, independientemente de si este registro se realiza manual o automáticamente. Por lo tanto, la aplicación de reglas de cobro con la condición “En caso de nota de débito devuelta” se realiza de forma autónoma, sin necesidad de ejecutar un cobro activamente.

Acciones a definir dentro de los niveles de cobro

• Comunicación: ¿Debe haber comunicación o no? ¿Por carta o correo electrónico?
• Plantilla: plantilla de carta o correo electrónico, según la selección anterior, ¿qué carta se debe utilizar?
• Enviar automáticamente: ¿Quieres que la comunicación sea automática o prefieres iniciar/controlar el envío tú mismo?
• Comisión de cobro: Define el importe de tu comisión por este recordatorio. (Esto es independiente de cualquier comisión bancaria, solo se refiere a las comisiones por el servicio de cobro).
• Denegación de débito y/o acceso: Recomendable para domiciliaciones devueltas importantes debido a un mandato inválido o datos bancarios incorrectos.
• Cancelación de membresía: si lo deseas, se puede realizar una cancelación de membresía con un plazo residual. También está disponible la cancelación extraordinaria con reclamación de compensación.
• Cobro de deudas: También te ofrecemos la opción de derivar a nuestros socios de cobro a los socios morosos.
•  Nivel de cobro siguiente: ¿a qué nivel de cobro debe pasar el socio?

Cancelación de la membresía—Opciones

Cancelación con plazo residual

Este tipo de cancelación tiene como consecuencia que todos los créditos abiertos y devengados del período activo de membresía pasen a ser exigibles el día del cobro. La membresía se cancela debidamente al final del período actual de membresía. De este modo, un deudor tiene la posibilidad, tras el pago completo de los créditos pendientes, de utilizar el servicio pagado hasta el final del período de membresía.

Cancelación extraordinaria con compensación

La función “Cancelación extraordinaria con compensación” cancela la membresía el día del cobro y genera una compensación real por los créditos pendientes por el importe de estos créditos del período activo de membresía. (Como este tipo de daños suele estar exento de IVA, el cálculo del crédito total se realiza deduciendo el IVA subyacente al modelo de membresía).

FAQ: ¿cómo se cuentan exactamente los días de una condición de “Retraso en el pago”?

El recuento es en días naturales, no en días hábiles. No se saltan los fines de semana ni los festivos, y no importa la hora del día en que el socio alcanzó la fecha de referencia. Solo cuenta la fecha, evaluada en la zona horaria local del gimnasio.

La condición solo se cumple cuando ha transcurrido más del número de días configurado, no exactamente ese número. Por eso, una regla configurada a 3 días todavía no se cumple el día 3. Empieza a cumplirse a partir del día 4. Ejemplo: la fecha de referencia de un socio (la fecha de vencimiento de la deuda, o la fecha de la última reclamación si ya está en una etapa de reclamación activa, ver Condición de pago atrasado más arriba) es el 7 de septiembre. Una condición de Retraso en el pago configurada a 3 días no se cumple el 10 de septiembre. Se cumple a partir del 11 de septiembre.

Regla de decisión, en una línea. Que la condición se cumpla y que la acción realmente se ejecute son dos momentos distintos. El cumplimiento es una fecha, pero la regla solo se aplica cuando una ejecución de reclamación la comprueba (ver Acciones—¿cómo se activan? más arriba y el artículo sobre Configuración de la programación de ejecución de cobros). Si no hay ninguna ejecución de reclamación el día 4, el socio se promocionará igualmente en la siguiente ejecución que sí se produzca, no de forma retroactiva al inicio del día 4.

Resumen de lo más importante

• Crea un proceso de cobro para todos los tipos de pago con reglas de cobro interconectadas.
• Mantén tu proceso de cobro lo más breve posible: cuanto más antigua sea una deuda, menos posibilidades hay de cobro exitoso.
• Utiliza transferencias regulares de cobro de deudas para acelerar el cobro de tus créditos pendientes. Nuestro socio PayDue ofrece servicios de cobro sin riesgo de coste: comprueba su disponibilidad.
• Ten en cuenta que Perfectgimnasio Next siempre restablece el nivel de cobro de un socio previamente cobrado a 0 al realizar una domiciliación bancaria.
• Crea y guarda los documentos correctos para cada regla de cobro para dirigirte correctamente al socio moroso. (Por ejemplo, una referencia a datos bancarios incorrectos permite una comunicación diferente que una objeción deliberada a una domiciliación).
• Adapta siempre tu configuración de cobro en pequeños pasos para mantener el control del proceso de cobro.
• ¡Estamos encantados de ayudarte si aún tienes preguntas sobre este tema!

FAQ: ¿cómo afectan los pagos en curso a la promoción de nivel de reclamación?

El proceso de reclamación evalúa cada cuenta abierta una sola vez. Que el socio pase al siguiente nivel depende de la regla de días de retraso, del importe abierto y, solo en domiciliación bancaria, de si se ha lanzado un nuevo intento de cobro. A continuación tienes lo esperable en las cuatro situaciones más habituales.

• Adeudo SEPA, hay un nuevo intento de cobro en curso. Cuando lanzas una nueva ejecución de adeudos directos, el sistema imputa el nuevo cargo contra la deuda abierta. La cuenta queda compensada provisionalmente y el nivel de reclamación se reinicia a cero, aunque el banco aún no haya confirmado el cobro. Si el adeudo se devuelve más tarde, el socio vuelve a entrar en el proceso de reclamación en el nivel definido por la regla Nota de adeudo de devolución (normalmente, otra vez en el nivel 1).

• Adeudo SEPA, sin nuevo intento de cobro todavía. El proceso de reclamación no se anticipa. Si han pasado 28 días desde el último evento de reclamación y no se ha lanzado un nuevo adeudo directo, la siguiente ejecución de reclamación promocionará al socio según la regla Retraso en el pago del nivel actual.

• Transferencia bancaria o factura, hay un pago en tránsito. Para los métodos de pago distintos del adeudo directo no existe el concepto de pago en curso. El nivel de reclamación sigue avanzando según el calendario de días de retraso hasta que el pago se contabilice y compense la cuenta. Si el cliente transfiere el día 27 y el banco lo apunta el día 30, la ejecución de reclamación del día 28 seguirá promocionándolo.

• Llega un pago parcial antes de la siguiente ejecución de reclamación. El nivel de reclamación solo se reinicia a cero si el importe abierto restante baja por debajo del umbral configurado en Deuda abierta máxima para reiniciar el nivel de reclamación. Si el socio paga solo parte de la deuda y el resto se mantiene por encima del umbral, el nivel de reclamación se conserva y la siguiente comprobación de promoción sigue aplicándose.

Regla de decisión, en una línea. La promoción se decide en la fecha de la ejecución de reclamación. El sistema nunca anticipa un pago que aún no se ha contabilizado, salvo en envíos de adeudo directo, que reinician el nivel provisionalmente hasta que una devolución demuestre lo contrario.

Errores habituales.

• Lanzar una ejecución manual de adeudo directo poco antes de una ejecución de reclamación programada reiniciará el nivel antes de tiempo. Programa primero la ejecución de reclamación si quieres que el socio moroso sea reclamado en el nivel actual.
• Cada método de pago tiene su propio proceso de reclamación dentro de la misma configuración. Asegúrate de que la regla que esperas que se aplique está configurada bajo el método de pago correcto.
• Un adeudo devuelto que llega al sistema después de un reinicio manual hará volver al socio al nivel definido por la regla Nota de adeudo de devolución, que suele ser el nivel 1, no el nivel en el que estaba antes del reinicio.

Aviso: Este artículo se ha traducido con ayuda de inteligencia artificial. Disculpa los posibles errores.