En este artículo aprenderás a:
Configurar, editar y activar procesos de cobro para uno o varios gimnasios.
Configuración del proceso de cobro
- El proceso básico de los niveles de cobro
- Gestionar configuraciones de cobro
- Crear configuración de cobro
- Editar configuración de cobro
- Activar configuración de cobro
- Copiar configuración de cobro
Guía rápida:
Configuración de cobro: así funciona:
- Ve a: Configuración / Finanzas / Cobros
- Selecciona “Crear configuración de cobro”
- Crea tu configuración de cobro
El proceso básico de los niveles de cobro
El sistema de cobros de Perfectgimnasio Next te permite automatizar tus procesos de cobro.
Es importante conocer qué proceso y lógica utiliza el sistema de cobros para avanzar a los socios de un nivel a otro.
Para esta explicación, usamos como ejemplo a un cliente que paga mensualmente por domiciliación bancaria. La regla de cobro subyacente (simplificada) establece:
Si: nota de débito devuelta = 1, pasa al cliente al nivel de cobro 1 y sigue las reglas almacenadas allí para este caso.
Escenario: El cliente no salda su deuda y el siguiente proceso de domiciliación tiene lugar al mes siguiente.
¿Qué ocurre técnicamente? El importe de dos cuotas mensuales, más los gastos de cobro generados, se asigna al cliente como reclamación mediante el proceso de domiciliación. Esta medida equilibra la cuenta del cliente. (Todas las reclamaciones abiertas se han transferido con el proceso de domiciliación, pendientes del pago exitoso por parte del cliente). Ahora recibes otra domiciliación devuelta: la segunda consecutiva. Dado que la cuenta del cliente se liquidó con el proceso de domiciliación, el cliente está técnicamente en el nivel de cobro 0, todo “se ha liquidado” hasta la segunda domiciliación devuelta. Ahora el sistema de cobros vuelve a comprobar la cuenta del cliente:
Estado real del proceso de cobro: el cliente estaba en el nivel de cobro 1, fue ascendido al nivel de cobro 0 por el segundo proceso de domiciliación. (Por lo tanto, el cliente ha vuelto técnicamente al nivel de cobro 0).
Ahora tienes 2 cuotas mensuales pendientes más gastos abiertos en la cuenta del cliente, por lo que el resultado de la comprobación de cobro es: 2 domiciliaciones devueltas, aquí se almacena la siguiente regla en el nivel de cobro 0:
Si: nota de débito devuelta = 2, pasa al cliente al nivel de cobro 2 y sigue las reglas almacenadas allí para este caso.
Dado que el cliente estaba en el nivel de cobro 0 en el momento de la segunda comprobación, debido al proceso de domiciliación de liquidación, todas las reglas deben almacenarse inicialmente en el nivel de cobro 0.
Esquemáticamente, para este ejemplo:
0 – 1
0 – 2
0 – 3…
A la inversa, el proceso de cobro no funciona cronológicamente:
1 – 2 – 3, etc., sino que siempre comienza según las reglas en “Sin nivel de cobro”, es decir, 0, y sigue las reglas almacenadas allí.
Gestionar configuraciones de cobro
El sistema de cobros ofrece la posibilidad de crear configuraciones de cobro para todos los gimnasios, que luego pueden activarse no solo para uno, sino para varios gimnasios a través de la liberación por ubicación.
Crear configuración de cobro
Creas una configuración de cobro en el resumen de configuraciones de cobro. Al hacer clic en el botón “Crear configuración de cobro”, se abre la ventana de diálogo. Introduce un nombre significativo para la configuración y determina cuántos niveles de cobro quieres utilizar.
Además, puedes aplicar la configuración a otros gimnasios. Esto te permite utilizar una configuración central de cobro para varias ubicaciones. Al hacer clic en “Guardar”, la configuración se crea.
Importante: Presta atención a la cantidad de reinicio del nivel de cobro.
Esta cantidad define el umbral por debajo del cual el nivel de cobro de un socio se reiniciará. Por defecto, la cantidad es $0.00 y significa que solo cuando la cuenta del socio esté completamente saldada, se reiniciará su nivel de cobro y finalizará el proceso de cobro.
Editar configuración de cobro
Puedes editar el nombre y la cantidad de niveles de cobro, así como los gimnasios a los que se aplican, en cualquier momento. Para ello, haz clic en el icono de tres puntos en el resumen de configuraciones en la configuración correspondiente.
Editar configuración de cobro
Al añadir niveles de cobro, asegúrate de que existan reglas de cobro para el uso de los nuevos niveles.
Eliminar niveles de cobro tiene como efecto que los socios que estén en estos niveles permanezcan en ellos. Luego puedes transferir manualmente a estos socios a un nivel de cobro activo.
Activar configuración de cobro
Una configuración de cobro se activa mediante el icono de tres puntos de la configuración de cobro en el resumen de configuraciones. Haz clic en el botón “Activar configuración de cobro”.
Antes de activar una configuración, debes determinar a qué nivel de cobro deben migrarse los socios en el proceso de cobro actual.
Decides acortar tu proceso de cobro para agilizar la recuperación. Tu proceso de cobro actual tiene dos niveles de cobro y quieres utilizar solo uno. Ahora debes definir a qué nivel de cobro pasarán los socios que actualmente están en el nivel 2. Pueden pasar al nivel 1 o a ningún nivel de cobro. Al hacer clic en “Activar”, los socios afectados se transfieren a su nuevo nivel de cobro y la configuración se activa.
(Por ejemplo: el cliente está ahora en el nivel de cobro 2, si la adaptación que has realizado coincide con esto, permanece en el nivel 2. Sin embargo, también puedes definir, por ejemplo, que todos los clientes del nivel 2 pasen ahora a lo equivalente de las medidas en el nivel 3. Si es así, defines que todos los clientes del nivel 2 (antiguo sistema de cobro) pasen al nivel 3 (nuevo o ajustado sistema de cobro).
Nota: Asegúrate de completar tu configuración de cobro con todas las reglas de cobro antes de activar la nueva configuración.
Copiar configuración de cobro
¿Quieres crear una nueva configuración de cobro basada en la actual? No hay problema. Con la función “Copiar configuración de cobro” se crea una copia completa de una configuración de cobro. También puedes encontrar esta función en el icono de tres puntos del resumen de configuraciones.
Una vez realizadas tus ajustes, puedes activar la nueva configuración como se describe anteriormente.
Editar proceso de cobro y configurar reglas de cobro
Puedes descubrir cómo funcionan las reglas de cobro y cómo ajustar la configuración a tus necesidades en otro artículo de nuestro Centro de Ayuda.
Aviso: Este artículo ha sido traducido automáticamente mediante inteligencia artificial. No asumimos ninguna responsabilidad por posibles errores en la traducción.