En este artículo aprenderás a solucionar problemas cuando los empleados no pueden ver ni editar la información de los socios, cómo funcionan los permisos separados para direcciones de correo electrónico y números de teléfono, cómo tratan las exportaciones los datos sensibles y cómo se archivan y anonimizan automáticamente los datos de los empleados.
Contenido
- Guía rápida
- Roles y permisos
- Permisos separados para direcciones de correo electrónico y números de teléfono
- Exportaciones sin datos sensibles
- Mensajes de error
- Acceso por ubicación
- Asistencia a empleados
- Archivado y anonimización automáticos de los datos de los empleados
Guía rápida
Si no encuentras un área en la barra lateral izquierda, haz clic ahí en la última entrada, Más. Usa Personalizar la navegación para elegir qué áreas aparecen directamente en la barra lateral.
- Ve a Recursos / Empleado / Rol.
- Selecciona el rol asignado al empleado afectado.
- En Gestión de socios / Ajustes, activa Datos personales de los socios, datos de dirección del socio, Ver las direcciones de correo electrónico de los miembros y Ver los números de teléfono de los socios. Estos cuatro permisos controlan los datos del socio en el perfil del socio.
- Activa también, en Gestión de socios / Ajustes, Datos maestros de socios si el empleado necesita los datos maestros completos del socio, y tarjetas de acceso de socios si el empleado asigna o edita tarjetas de acceso.
- En Gestión de socios / Listas y exportación, activa Listas de socios si el empleado trabaja con listas de socios.
- Guarda los cambios.
- Si los problemas persisten, comprueba el mensaje de error exacto y asegúrate de que el empleado tiene el rol asignado para la ubicación en la que trabaja.
Roles y permisos
El acceso a la información de los socios se controla mediante el rol del empleado. Sigue estos pasos:
- Ve a Recursos / Empleado / Rol.
- Selecciona el rol asignado al empleado afectado.
- Activa los permisos que el empleado necesita (consulta la tabla siguiente).
- Guarda los cambios para que se apliquen los nuevos permisos.
Los datos del socio en el perfil del socio se controlan mediante cuatro permisos independientes: Datos personales de los socios, datos de dirección del socio, Ver las direcciones de correo electrónico de los miembros y Ver los números de teléfono de los socios. Cada uno de ellos abarca la visualización y la edición de los datos a los que pertenece. Si falta uno de ellos, los datos correspondientes no se muestran al empleado, aunque otros permisos de socios estén activados. En ese caso, las direcciones de correo electrónico y los números de teléfono aparecen enmascarados.
| Permiso | Dónde lo encuentras | Qué controla |
|---|---|---|
| Datos personales de los socios | Gestión de socios / Ajustes | Datos personales de un socio, por ejemplo el nombre y la fecha de nacimiento. |
| datos de dirección del socio | Gestión de socios / Ajustes | Datos de dirección de un socio. |
| Ver las direcciones de correo electrónico de los miembros | Gestión de socios / Ajustes | Dirección de correo electrónico de un socio. |
| Ver los números de teléfono de los socios | Gestión de socios / Ajustes | Números de teléfono y de móvil de un socio. |
| Datos maestros de socios | Gestión de socios / Ajustes | Gestión completa de los datos maestros del socio (nombres, direcciones, información de contacto). |
| tarjetas de acceso de socios | Gestión de socios / Ajustes | Asignación y edición de las tarjetas de acceso de un socio. |
| Listas de socios | Gestión de socios / Listas y exportación | Listas de socios. |
La imagen muestra la interfaz en inglés: el editor de roles con la categoría de permisos Gestión de socios.
Ten en cuenta que Cuenta del socio, en Gestión de socios / Finanzas, no otorga acceso a la información del socio. Este permiso abarca la cuenta del socio, por ejemplo la contabilización de pagos y cobros. Activarlo no soluciona un problema de visualización o edición del nombre, la dirección o los datos de contacto.
Permisos separados para direcciones de correo electrónico y números de teléfono
El acceso a las direcciones de correo electrónico y a los números de teléfono de los socios se controla mediante dos permisos separados. Así decides para cada rol si los empleados ven solo las direcciones de correo electrónico, solo los números de teléfono, ambos o ninguno. Sin el permiso correspondiente, la dirección de correo electrónico o el número de teléfono se muestra enmascarado.
| Permiso | Dónde lo encuentras | Qué controla |
|---|---|---|
| Ver las direcciones de correo electrónico de los miembros | Gestión de socios / Ajustes | Muestra las direcciones de correo electrónico de los socios en texto sin formato. |
| Ver los números de teléfono de los socios | Gestión de socios / Ajustes | Muestra los números de teléfono de los socios en texto sin formato. |
| El empleado debe ver | Activar en el rol |
|---|---|
| Solo direcciones de correo electrónico | Ver las direcciones de correo electrónico de los miembros |
| Solo números de teléfono | Ver los números de teléfono de los socios |
| Direcciones de correo electrónico y números de teléfono | Ver las direcciones de correo electrónico de los miembros y Ver los números de teléfono de los socios |
| Ninguno | Ninguno de los dos permisos |
- Ve a Recursos / Empleado / Rol.
- Selecciona el rol que quieres ajustar.
- Activa uno, ambos o ninguno de los dos permisos, según lo que deban ver los empleados con este rol.
- Guarda los cambios.
Los dos permisos sustituyen al permiso anterior datos de contacto de los socios, que ya no se muestra en el rol. Cada rol que tenía datos de contacto de los socios recibe automáticamente los dos permisos nuevos. Hasta que ajustes un rol, tus empleados ven por tanto los mismos datos que antes.
Exportaciones sin datos sensibles
Una exportación de socios contiene siempre las mismas columnas. Qué valores aparecen en texto sin formato en el archivo de exportación depende de los permisos que tiene el empleado para cada centro al crear la exportación. Si le falta un permiso, las columnas correspondientes se mantienen en el archivo, pero sus valores aparecen enmascarados. La dirección de correo electrónico, los números de teléfono y el IBAN se ocultan parcialmente, todos los demás valores por completo.
| Permiso | Dónde encontrarlo | Columnas en texto sin formato |
|---|---|---|
| Lista de exportación de socios | Gestión de socios / General | Necesario para cualquier exportación de socios. El número de socio, el estado del socio, el número de tarjeta, el último check-in y el nombre de la campaña aparecen siempre en texto sin formato. |
| Datos personales de los socios | Gestión de socios / Ajustes | Nombre, apellido, fecha de nacimiento, edad, sexo, número de identificación fiscal |
| datos de dirección del socio | Gestión de socios / Ajustes | Calle, número, código postal, ciudad |
| Ver las direcciones de correo electrónico de los miembros | Gestión de socios / Ajustes | Dirección de correo electrónico |
| Ver los números de teléfono de los socios | Gestión de socios / Ajustes | Teléfono (privado), Móvil (privado) |
| Datos bancarios y SEPA | Gestión de socios / Finanzas | IBAN, BIC, titular de la cuenta |
| Cuenta del socio | Gestión de socios / Finanzas | Saldo, Saldo a favor de consumo, Pagar más tarde |
Un archivo de exportación terminado solo lo puede descargar quien tenga, para todos los centros que contiene, al menos los permisos con los que se exportaron los valores en texto sin formato. De lo contrario, se rechaza la descarga.
Cómo crear exportaciones y descargar archivos de exportación se explica en Exportar listas de socios y descargar archivos de exportación.
Mensajes de error
Si los empleados siguen teniendo problemas, comprueba si se muestra un mensaje de error específico. El mensaje indica a qué área le falta acceso al empleado. Compáralo con los permisos de la tabla anterior y ajusta el rol en consecuencia.
Acceso por ubicación
Los roles se asignan por ubicación. Un empleado solo tiene los permisos de un rol en las ubicaciones para las que se le ha asignado ese rol. Ve a Recursos / Empleado, abre el empleado y comprueba la asignación de roles para cada ubicación en la que trabaje el empleado.
Asistencia a empleados
Si los empleados siguen teniendo dificultades, proporciónales una guía paso a paso o capturas de pantalla. Esto les ayuda a seleccionar los elementos de menú y las opciones correctas.
Archivado y anonimización automáticos de los datos de los empleados
El software puede anonimizar automáticamente los datos personales de los empleados desactivados una vez transcurrido un período de conservación. La función está desactivada de forma predeterminada: no se anonimiza ningún dato hasta que creas una configuración y la activas para una ubicación. Tú defines el período de conservación. Se cuenta a partir de la desactivación del empleado y la unidad predeterminada son los meses.
Cuando ha transcurrido el período de conservación, un proceso en segundo plano borra el nombre, los datos de contacto, la dirección, la foto y los documentos personales del empleado. Esto no se puede deshacer. Si vuelves a activar al empleado después, los datos no se restauran. Hasta que transcurre el período, todavía puedes restaurar al empleado. Los turnos, el tiempo de trabajo, las ausencias y el registro de tiempo se conservan.
La imagen muestra la interfaz en inglés: el diálogo para editar una configuración, con el período de conservación y el aviso de borrado irreversible.
Encontrarás la configuración en Recursos / Empleado / Protección de datos de los empleados. Solo puede haber una configuración activa por ubicación.
Permisos necesarios, en Empleados y recursos / Gestión de empleados: Gestionar el archivo automático y la anonimización de los datos de los empleados y Ejecutar el proceso automático de anonimización de los empleados.
La imagen muestra la interfaz en inglés: la página de protección de datos de los empleados con las configuraciones existentes.
Los detalles sobre cómo configurarlo se publicarán en un artículo aparte.
Aviso: Este artículo se ha creado con ayuda de inteligencia artificial y traducido automáticamente sin revisión editorial. Disculpa los posibles errores.