Autenticación de dos factores (2FA) por código de correo electrónico para empleados

En este artículo aprenderás a activar la autenticación de dos factores (2FA) por código de correo electrónico por estudio, a completar los datos de acceso que falten de tus empleados y cómo inician sesión después con el código de verificación.

Contenido

• Requisitos previos
• Activar la autenticación de dos factores para un estudio
• Añadir las direcciones de correo electrónico o los estudios en casa que faltan
• Iniciar sesión con la autenticación de dos factores
• Solicitar un código nuevo o código caducado
• Demasiados intentos fallidos: acceso bloqueado
• Resumen de los mensajes

Fast lane

1. Abre Recursos / Empleados / Autenticación de dos factores.
2. Asegúrate de que todos los empleados tengan una dirección de correo electrónico en sus datos de acceso y un estudio en casa.
3. Activa el interruptor Activar la autenticación de dos factores.

Requisitos previos

• Permiso: "Configuración de WebAuthn" (gestiona la autenticación de dos factores de las cuentas de los empleados; categoría Empleados y recursos / Gestión de empleados). Lo asignas en Recursos / Empleados / Roles en el rol correspondiente.
• Cada empleado afectado tiene una dirección de correo electrónico única en sus datos de acceso.
• Cada empleado afectado tiene asignado un estudio en casa.

Importante: Para la autenticación de dos factores cuenta la dirección de correo electrónico de los datos de acceso de la cuenta de usuario, no la dirección de correo electrónico de los datos personales del empleado. La dirección de correo electrónico debe ser única. En el caso de los empleados existentes, las direcciones de correo electrónico existentes se transfieren automáticamente a los datos de acceso.

Activar la autenticación de dos factores para un estudio

La autenticación de dos factores se activa por estudio. A continuación, se aplica a todos los empleados cuyo estudio en casa sea ese estudio. Encuentras la página en el punto de menú Autenticación de dos factores; se abre con el encabezado "Two-Factor Authentication".

1. Abre Recursos / Empleados / Autenticación de dos factores.
2. Activa el interruptor Activar la autenticación de dos factores.
3. Confirma la activación. Después de eso, todos los empleados de este estudio deben iniciar sesión con la autenticación de dos factores.

Mientras siga habiendo empleados sin dirección de correo electrónico o sin estudio en casa, la función no se puede activar. Aparece el aviso: "Todos los empleados de este estudio deben disponer de una dirección de correo electrónico y de un estudio en casa para poder activar la autenticación de dos factores." Además, una advertencia te recuerda: "Asegúrate de que todos los empleados tengan asignada una dirección de correo electrónico válida a su cuenta. Si no es así, tendrán problemas para iniciar sesión una vez que se active la autenticación de dos factores (2FA)." Completa primero los datos que faltan (consulta la siguiente sección).

Añadir las direcciones de correo electrónico o los estudios en casa que faltan

En la página Autenticación de dos factores ves la lista Empleados que no disponen de dirección de correo electrónico ni de estudio en casa con las columnas Name, Email y Gimnasio principal. Ahí añades los datos que faltan directamente, sin tener que abrir la página de detalle del empleado.

• Con Editar la dirección de correo electrónico registras la dirección de correo electrónico en los datos de acceso.
• Con Editar estudio casero asignas un estudio en casa al empleado.

En cuanto no quede ningún empleado en la lista, aparece el aviso "No hay empleados a los que no se les haya asignado un estudio en casa o una dirección de correo electrónico" y puedes activar la autenticación de dos factores.

Iniciar sesión con la autenticación de dos factores

Tras la activación, el inicio de sesión de tus empleados funciona así:

1. Introducir el nombre de usuario y la contraseña como de costumbre e iniciar la sesión.
2. Se abre la página Comprueba tu correo electrónico. El software envía un código de verificación de 5 dígitos a la dirección de correo electrónico de los datos de acceso ("Te hemos enviado un código de verificación de 5 dígitos a tu correo electrónico").
3. Introducir el código en el campo Código de autenticación y hacer clic en Verificar.
4. Tras la comprobación correcta, el empleado inicia sesión. Si tiene acceso a varios estudios, a continuación sigue la selección de estudio.

El código es válido durante 15 minutos. El tiempo restante se muestra en la página ("El código caduca en … minutos").

La autenticación de dos factores se aplica a todos los inicios de sesión de tus empleados, independientemente de la aplicación que utilicen para iniciar sesión.

Solicitar un código nuevo o código caducado

Si el código no ha llegado, el empleado hace clic en Reenviar código debajo de "¿No has recibido el código?". Aparece la confirmación "Se te ha enviado un nuevo código a tu correo electrónico".

Un código caducado se muestra con "El código ha caducado. Solicita uno nuevo." En ese caso, solicita un código nuevo mediante Reenviar código.

Si en la cuenta no hay una dirección de correo electrónico válida, aparece "No tienes configurada una dirección de correo electrónico válida en tu cuenta; ponte en contacto con el administrador de tu estudio." El administrador añade entonces la dirección de correo electrónico en los datos de acceso.

Demasiados intentos fallidos: acceso bloqueado

Si se introduce un código incorrecto, aparece "El código de verificación que has introducido no es válido. Inténtalo de nuevo." y el empleado puede volver a introducir el código.

Tras 5 entradas incorrectas, el acceso se bloquea durante 15 minutos. Durante este tiempo no es posible iniciar sesión, tampoco con un código nuevo. El bloqueo no se puede levantar antes de tiempo. Una vez transcurridos los 15 minutos, volver a iniciar sesión es posible de nuevo.

Resumen de los mensajes