En este artículo aprenderás cómo se combinan las configuraciones y las normas de notificación, cómo crear una configuración y activarla para tu estudio y cómo añadir normas que envían una plantilla por uno o varios canales de comunicación cuando se produce un evento.
Contenido
- Guía rápida
- Requisitos
- Cómo se combinan configuraciones y normas
- Canales de comunicación y modo de envío
- Modalidad de envío
- Crear y activar una configuración
- Añadir una norma de notificación
- Editar, desactivar o borrar una norma
- Compartir una configuración entre estudios
- Documentos del contrato desde el Sales Tool
- Errores frecuentes
Guía rápida
- Abre Comunicación / Notificaciones / Normas de notificación.
- Haz clic en Crear la configuración, introduce una Denominación y guarda.
- Abre la configuración y haz clic en Añadir regla de notificación.
- Selecciona un Evento y una modalidad de envío; después elige un canal en Comunicación y una Plantilla. Guarda. La norma queda activa de inmediato.
- De vuelta en la lista de configuraciones, abre el menú de tres puntos de la configuración y haz clic en Activar para la ubicación actual.
Encontrarás la lista completa de eventos y los canales que admite cada uno en Referencia de eventos de notificación.
Requisitos
Si no encuentras un área en la barra lateral de la izquierda, haz clic en su última entrada, Más. Con Personalizar la navegación decides qué áreas aparecen directamente en la barra lateral.
- Permiso: Notificaciones automáticas, asignado en Recursos / Empleado / Roles. El permiso distingue entre ver, crear, editar y borrar. Para activar una configuración y cambiar sus ajustes necesitas el derecho de edición; para borrar una configuración, el derecho de borrado.
- Canales: el correo electrónico está disponible para todos los eventos que lo admiten. Carta, SMS y Aplicación solo aparecen si el módulo correspondiente está activo para tu estudio.
- Plantillas: existe al menos una plantilla para el canal que quieres usar. Las plantillas se gestionan en Comunicación / Gestión / plantillas.
Cómo se combinan configuraciones y normas
Las notificaciones automáticas tienen dos niveles:
- Configuración: un conjunto de normas de notificación con nombre. Puedes tener varias configuraciones. Cada estudio tiene siempre exactamente una configuración activa, y esa configuración controla todas las notificaciones automáticas del estudio.
- Norma de notificación: define qué ocurre cuando se produce un evento. Combina el Evento, la modalidad de envío, uno o varios canales con una plantilla cada uno y un estado. Una configuración contiene como máximo una norma por evento.
Qué significa esto en la práctica:
- Una norma solo envía si su configuración es la activa del estudio y la propia norma está activa. Una norma de una configuración que no está activa para el estudio nunca envía.
- Si gestionas varios estudios, puedes compartir una configuración con todos o dar a cada estudio la suya propia.
- Para cambiar la configuración activa basta con una acción en la lista de configuraciones (Activar para la ubicación actual). A partir de ese momento se aplican al estudio las normas de la configuración recién activada.
- En la lista de configuraciones, la etiqueta Activo marca la configuración activa para el estudio seleccionado en ese momento. La etiqueta de estudios de al lado muestra con qué estudios está compartida la configuración.
Si quieres enviar otra plantilla a un grupo concreto de socios para el mismo evento, añade una anulación de notificación a la norma. Consulta Enviar variantes de mensaje con anulaciones de notificaciones.
Canales de comunicación y modo de envío
Una norma envía por un máximo de cuatro canales:
- Correo electrónico: correo basado en una plantilla de correo electrónico.
- Carta: carta basada en una plantilla de carta.
- SMS: SMS basado en una plantilla de SMS.
- Aplicación: mensaje en la Branded App.
No todos los eventos admiten todos los canales. La selección de canal solo muestra los canales que admite el evento elegido. Los canales por evento figuran en Referencia de eventos de notificación.
Con el botón Añade... puedes añadir más canales a una norma, cada uno con su propia plantilla. En cuanto una norma tiene más de un canal, Seleccionar modo de envío determina cómo se usan:
- Enviar comunicación en modo fallback: se contacta con el socio por los canales en orden descendente. Si faltan los datos de contacto de un canal o no son válidos, se usa el siguiente.
- Enviar comunicación en paralelo: los mensajes de todos los canales con datos de contacto válidos se generan y envían a la vez.
Ejemplo: una norma contiene Aplicación, Correo electrónico y SMS en este orden. En modo fallback, el socio recibe el mensaje en la aplicación. Si no es posible, se envía el correo electrónico y, si tampoco hay una dirección de correo válida, el SMS. En modo paralelo, el socio recibe el mensaje por cada uno de los tres canales con datos de contacto válidos.
Si la norma incluye el canal de correo electrónico, también puedes activar No enviar correos electrónicos a direcciones no confirmadas.
Modalidad de envío
Cada norma de notificación tiene una modalidad de envío que decide si el mensaje sale sin que nadie intervenga:
- Envío sin preguntar: el software crea y envía el mensaje en cuanto se produce el evento. Adecuado para eventos frecuentes y de bajo riesgo, como confirmaciones de reserva y recordatorios.
- Demanda antes del envío: cuando un empleado realiza la acción que desencadena el evento (por ejemplo, registrar una baja), decide qué pasa con el mensaje, por ejemplo enviarlo, imprimirlo o guardarlo para más tarde. Adecuado para eventos delicados como bajas o ajustes de contrato.
En algunos eventos solo se puede elegir una de las dos modalidades. Una vez guardada la norma, la modalidad de envío ya no se puede cambiar. El valor predeterminado por evento figura en Referencia de eventos de notificación.
Crear y activar una configuración
- Abre Comunicación / Notificaciones / Normas de notificación. La lista muestra las configuraciones compartidas con los estudios a los que tienes acceso.
- Haz clic en Crear la configuración. Introduce una Denominación que deje claro su propósito, por ejemplo "Normas estándar" o el nombre del estudio.
- Si gestionas varios estudios, usa Editar los permisos para elegir qué estudios pueden usar la configuración. Guarda.
- Añade las normas a la configuración (consulta la siguiente sección).
- Para que la configuración controle las notificaciones de tu estudio, abre su menú de tres puntos en la lista y haz clic en Activar para la ubicación actual. Confirma con Activar. La configuración que estaba activa para este estudio queda sustituida.
Para cambiar más adelante a otra configuración, repite el paso 5 con esa configuración.
Con Editar la configuración en el menú de tres puntos puedes cambiar en cualquier momento el nombre de una configuración o con quién está compartida. Borrar la configuración solo es posible mientras la configuración no esté activa en ningún estudio.
Añadir una norma de notificación
- En la lista de configuraciones, haz clic en la configuración que quieres ampliar.
- Haz clic en Añadir regla de notificación.
- Selecciona un Evento. La lista solo ofrece eventos disponibles para tu estudio que todavía no tienen una norma en esta configuración. Usa Referencia de eventos de notificación para encontrar el evento adecuado.
- Selecciona una modalidad de envío. La lista solo muestra las modalidades que permite el evento.
- En Comunicación, elige un canal y, a su lado, una Plantilla. La lista de plantillas solo muestra plantillas de ese canal que están compartidas con los estudios de la configuración, no están archivadas y coinciden con los marcadores de posición del evento. Si ninguna encaja, crea antes una en Comunicación / Gestión / plantillas.
- Opcional: añade más canales con Añade... y elige el modo de envío (consulta Canales de comunicación y modo de envío).
- Guarda. La nueva norma queda activa de inmediato.
Editar, desactivar o borrar una norma
Abre la configuración y usa el menú de tres puntos de la norma:
- Desactivar la regla de notificación detiene los envíos sin borrar la norma. Con Activar la regla de notificación vuelves a activarla.
- Con Editar regla de notificación cambias los canales, las plantillas, el modo de envío y la casilla de correo electrónico. El evento y la modalidad de envío son fijos. Para cambiar cualquiera de los dos, borra la norma y créala de nuevo.
- Borrar la regla de notificación elimina la norma de la configuración.
Compartir una configuración entre estudios
Si varios estudios deben usar las mismas normas, comparte una configuración en lugar de crear copias:
- Abre Comunicación / Notificaciones / Normas de notificación.
- Abre el menú de tres puntos de la configuración y haz clic en Editar la configuración.
- Con Editar los permisos, selecciona los estudios que pueden usar la configuración. Guarda.
- Cambia a cada estudio en el que deba aplicarse la configuración (selección de estudio en la parte superior de la página) y haz clic en Activar para la ubicación actual en la configuración.
Una configuración solo se puede activar en los estudios con los que está compartida. Los cambios en una configuración compartida se aplican en todos los estudios donde está activa. Si los estudios necesitan normas distintas para el mismo evento, da a cada uno su propia configuración.
Documentos del contrato desde el Sales Tool
Tres normas también determinan cómo se envían los documentos del contrato en el último paso del Sales Tool: Nuevo socio para el contrato del socio, Nuevo socio con representante legal para la copia del representante legal y Mandato SEPA para el mandato del pagador.
- El botón para enviar un documento por correo electrónico o por carta solo se puede usar si la norma correspondiente utiliza ese canal.
- Si la norma Nuevo socio usa Envío sin preguntar, el correo con el contrato ya se ha enviado y el botón de correo electrónico no aparece.
Errores frecuentes
- La norma está activa, pero no se envía nada. Comprueba que la configuración que contiene la norma sea la configuración activa del estudio. Una norma de una configuración que no está activa para el estudio nunca envía.
- Falta un evento en la lista. La configuración ya tiene una norma para ese evento (edítala en su lugar) o el evento no está disponible para tu estudio.
- Falta "Activar para la ubicación actual". La configuración ya está activa para el estudio seleccionado o a tu rol le falta el derecho de edición de Notificaciones automáticas.
- No se puede borrar una configuración. Sigue activa en al menos un estudio. Activa primero otra configuración allí.
- Falta un canal. El evento no admite el canal o el módulo de Carta, SMS o Aplicación no está activo para tu estudio.
- Falta una plantilla en la lista. Pertenece a otro canal, no está compartida con los estudios de la configuración, está archivada o no coincide con los marcadores de posición del evento.
- Modalidad de envío incorrecta. La modalidad de envío no se puede editar. Borra la norma y créala de nuevo con la otra modalidad.
- Normas predeterminadas que empiezan inactivas. Las normas que el software crea por defecto para Recordatorio de cita, Recordatorio de la clase, Recordatorio de fin de contrato, Aviso de renovación automática del contrato, Actualización de la afiliación de autoservicio, Cumpleaños, Recordatorio de billete casi agotado, Devoluciones automáticas y Éxito de la formación a prueba están inactivas. Revisa la plantilla vinculada y después activa la norma.
- Los cambios en una configuración compartida se aplican en todas partes. Si solo debe cambiar un estudio, crea antes una configuración propia para él.
Aviso: Este artículo se ha creado con ayuda de inteligencia artificial y traducido automáticamente sin revisión editorial. Disculpa los posibles errores.