En este artículo aprenderás a generar el historial de check-ins de un socio como PDF y enviarlo por correo electrónico.
Contenido
- Requisitos
- Crear una plantilla de correo electrónico
- Configurar una regla de notificación
- Generar y enviar el PDF
- Resultado y almacenamiento
Fast lane
- En Comunicación / Gestión / Plantillas, elige Crear plantilla de correo electrónico, selecciona Registro de entrada y haz clic en Siguiente, luego comprueba Nombre, Diseño y Categoría.
- Asegúrate de que los marcadores para la fecha de inicio y de fin del periodo seleccionado estén incluidos en el asunto y el contenido.
- En Comunicación / Notificaciones / Reglas de notificación, elige Crear la configuración, haz clic en Añadir regla de notificación, selecciona el evento Registro de entrada y asigna la plantilla.
- En el perfil del socio, abre la sección Check-In, elige en el menú ⋮ la opción Generar historial de facturación y confirma el intervalo de fechas.
Requisitos
- La app de correo electrónico está activada y configurada en la App Store.
- Existe un diseño de papel de carta configurado: el logotipo y los datos del remitente del PDF se toman de tu diseño de papel de carta existente.
Crear una plantilla de correo electrónico
Ruta de menú: Comunicación / Gestión / Plantillas
- Elige Crear plantilla de correo electrónico. En el cuadro de diálogo ¿Cómo quieres crear tu plantilla?, selecciona Registro de entrada y haz clic en Siguiente.
- Se abre el cuadro de diálogo de la plantilla, rellenado previamente a partir de la plantilla de sistema Registro de entrada: Información adicional para los socios (opcional) ya está establecido en Registro de entrada y se proponen un asunto y un contenido.
- Comprueba el Nombre, elige un Diseño y selecciona una Categoría.
- Ajusta el asunto y el contenido. Asegúrate de que los marcadores correspondientes a la fecha de inicio y de fin del periodo seleccionado estén incluidos. También puedes usar los marcadores estándar del saludo informal, el nombre y el nombre del estudio como de costumbre.
- Guarda la plantilla.
Ejemplo de asunto: "Tu historial de check-ins del periodo seleccionado".
Configurar una regla de notificación
Ruta de menú: Comunicación / Notificaciones / Reglas de notificación
- Elige Crear la configuración para abrir el cuadro de diálogo Crear regla de notificación, o haz clic en una regla de notificación existente.
- Haz clic en Añadir regla de notificación. Se abre un nuevo cuadro de diálogo.
- Como Evento, selecciona Registro de entrada.
- Selecciona la Modalidad de envío (solo hay una opción disponible).
- Establece Comunicación en Correo electrónico (el único canal disponible) y selecciona la Plantilla que creaste antes.
- De forma opcional, puedes activar No enviar correos electrónicos a direcciones no confirmadas para omitir a los socios cuya dirección de correo electrónico no esté confirmada.
- Guarda.
Sin una regla de notificación activa, en el perfil del socio solo está disponible la acción Generar (sin envío automático). En ese caso, un aviso en la interfaz enlaza directamente con la configuración de la regla de notificación.
Generar y enviar el PDF
Ruta de menú: Socios / (socio) / Check-In
- Abre el perfil del socio correspondiente y ve a la sección Check-In.
- Abre arriba a la derecha el menú ⋮ (más acciones) y elige Generar historial de facturación.
- En el cuadro de diálogo, comprueba el intervalo de fechas propuesto. De forma predeterminada está preseleccionado el periodo desde el 1 de enero del año anterior hasta ayer. Ajusta los valores si es necesario.
- Elige Generar y enviar para confirmar. Si la regla de notificación está activa, el documento se envía automáticamente por correo electrónico a la dirección guardada en el perfil del socio, sin ninguna aprobación adicional.
Si la regla no está activa, verás en su lugar la acción Generar: el PDF solo se crea y se almacena en el perfil del socio, pero no se envía por correo electrónico.
Si el socio no tiene una dirección de correo electrónico localizable, el software lo indica: el documento generado no se envía, sino que solo se almacena en la sección Documentos del socio.
Resultado y almacenamiento
El PDF generado contiene:
- Nombre del socio, fecha de nacimiento y número de socio
- Una tabla con una fila por check-in: fecha, hora de entrada, hora de salida y estudio o ubicación
El diseño y la marca se toman del diseño de papel de carta existente del estudio. El nombre del archivo sigue el patrón "Check-ins <desde> - <hasta>", p. ej. Check-ins 01.01.2025 - 30.06.2026.
Con independencia del envío por correo electrónico, el PDF se almacena en la sección Documentos del perfil del socio. Desde allí puedes volver a abrirlo más tarde o adjuntarlo manualmente a otra comunicación.