En este artículo aprenderás cómo crear una configuración de chat en el Backoffice, recorrer las secciones del diálogo de configuración, guardarla como borrador o publicarla directamente, e implementarla en tus estudios.
Contenido
- Requisitos
- Vista general de configuraciones
- Crear una configuración
- Guardar la configuración
- Vista de detalle y estado
- Configuración de Self-Service
- Fast Finance Link
- Activar y whitelisting
- Incrustar el widget de chat
- Datos y licencias de terceros
- Dónde encuentran los miembros el chat
Requisitos
- Permiso: Configure PerfectAI chat settings, disponible en Settings / Permissions en la subcategoría Artificial Intelligence. Un permiso separado, PerfectAI chat conversations, controla la visibilidad de la bandeja del lado del agente y se encuentra en la subcategoría Communication.
- Licencia: PerfectAI Chat no forma parte de los tiers de precios habituales; se ofrece bajo su propio modelo de licencia. Contacta a tu account manager de Sport Alliance para habilitarlo en un estudio.
- Imágenes de avatar: un avatar principal para el widget de chat abierto y un avatar de llamada a la acción para el botón flotante de chat, cada uno hasta 3 MB.
- Al menos una fuente de conocimiento: archivo (máx. 10 MB), URL o Zendesk Help Center.
- Para un escalado de soporte vía Zendesk: subdominio de Zendesk, nombre de usuario del agente y token API.
- Para las ofertas de membresía: un canal de ofertas mantenido (Sales tool, Studio pages y Connect API, Member Platform u Open API).
- Estudio de facturación predeterminado elegible: el estudio predeterminado de facturación de la configuración debe ser un estudio donde el chatbot esté contractualmente disponible y que forme parte de los estudios en la whitelist de la configuración. Si no se cumple alguna de estas condiciones, la configuración no se puede guardar.
Vista general de configuraciones
Abre el punto de entrada de configuración en Settings / PerfectAI / Chat. La barra lateral muestra la nueva sección PerfectAI con una entrada Chat y lleva una insignia Nuevo en el lanzamiento.
La página de vista general lista todas las configuraciones de chat de tu ubicación.
Columnas en la lista:
- Name: identificador interno, solo visible para usuarios del Backoffice. Un chip Draft aparece junto al nombre mientras la configuración aún se está montando.
- Brand name: el nombre de marca de tu estudio. Por sí solo no es visible para los miembros, pero ayuda a distinguir configuraciones entre marcas.
- Chatbot name: el nombre público que los miembros ven en el widget de chat.
- Last updated: marca de tiempo del último cambio en la configuración.
- Published for: insignia con el número de estudios donde la configuración está actualmente activa. Un chip Active aparece aquí una vez que la configuración está activada en al menos un estudio.
- Facilities: insignia con el número de estudios para los que la configuración está en la whitelist; pasa el cursor o haz clic para ver la lista de estudios.
Desde la lista puedes filtrar por estado, buscar por nombre o marca, ordenar y mostrar/ocultar columnas. Usa el selector de ubicación en la parte superior derecha para ver configuraciones de otras ubicaciones. Inicia el diálogo de configuración con Create chat configuration en la parte superior derecha.
La activación y desactivación siempre se hacen desde esta página. La vista de detalle solo gestiona contenidos y whitelisting. Consulta Activar y whitelisting para las reglas completas.
Crear una configuración
Create chat configuration abre un único diálogo que te guía a través de cinco secciones, cada una termina con un botón Next. La cabecera del diálogo ofrece una acción Save draft que puedes usar en cualquier momento para guardar tu trabajo en curso. No se muestran números de paso; el título de la sección te indica dónde estás.
General information
La primera sección recoge los datos básicos de la configuración.
Names
- Name: nombre interno de la configuración (máx. 30 caracteres). Solo visible para usuarios del Backoffice.
- Brand name: tu nombre de marca (máx. 30 caracteres). Se muestra en la vista general del Backoffice.
- Chatbot name: el nombre que los miembros ven en el widget de chat (máx. 30 caracteres).
Welcome message
- Welcome Message: el saludo que se muestra cuando un miembro abre el chat (máx. 400 caracteres).
Nota: Los socios deben poder reconocer claramente que están interactuando con un sistema de IA (conforme al Reglamento de IA de la UE, artículo 50). Redacta el mensaje de bienvenida en consecuencia. Ejemplo: «¡Hola! Soy tu asistente digital de IA. Estaré encantado de ayudarte con preguntas sobre tu membresía, nuestras clases o información general sobre el estudio. ¿En qué puedo ayudarte hoy?»
Billing studio
- Default billing studio: el estudio de respaldo usado para conversaciones de chat que aún no se pueden asignar a un estudio específico (por ejemplo, un prospecto no autenticado). El estudio debe estar en la whitelist de la configuración y ser un estudio donde el chatbot esté contractualmente disponible; de lo contrario, la configuración no se puede guardar.
Legal consent
Si rellenas los dos campos, la vista previa muestra un diálogo de consentimiento con las acciones Decline y Accept que los miembros ven antes de su primer mensaje. Ambos campos son opcionales: si los dejas vacíos, no se muestra ningún diálogo de consentimiento.
- Legal consent title: título del diálogo de consentimiento (máx. 30 caracteres).
- Content of legal consent: el texto explicando a qué consiente el miembro, con opciones de texto enriquecido (negrita, cursiva, subrayado, color de texto, enlace).
Texto de consentimiento sugerido
El siguiente texto es un borrador de trabajo para el diálogo de consentimiento. Adapta los enlaces de marcador a tu propio aviso de privacidad y términos de uso antes de salir en vivo.
- Título: Aviso de procesamiento de datos
- Descripción: Tus entradas, incluyendo datos personales, se procesan automáticamente para responder a tu solicitud. Puedes retirar este consentimiento en cualquier momento con efecto para el futuro. Por favor, no introduzcas datos de salud u otra información sensible. Puedes encontrar más información sobre el procesamiento de datos y tus derechos en nuestras [notas de privacidad] y nuestros [términos de uso].
Styling
Personaliza la apariencia visual del widget de chat para que coincida con tu marca. Configuras tres colores base más una forma de burbuja; todos los demás colores de UI (texto, bordes, estados de error) se derivan automáticamente.
Colors & look
-
Highlight color: color de acento principal como valor hex, usado para elementos UI primarios como botones y resaltes, por ejemplo
#166cb8. -
Chat background: valor hex para la superficie del widget de chat, por ejemplo
#6d2929. - Header gradient color: segundo color opcional usado para el gradiente del header. Si está vacío, el header usa el color de resalte. Valor hex.
- Use rounded shape for chat bubbles: interruptor sí/no.
Avatar
Se admiten dos slots de avatar. Solo se permite una imagen por slot.
- Main chatbot avatar: el logo principal mostrado en el header del widget de chat (máx. 3 MB).
- Call-to-action avatar: el logo o icono mostrado en el botón flotante de chat que abre el widget (máx. 3 MB).
Capabilities
Habilita las capacidades que el bot debe gestionar. Cada capacidad desbloquea funcionalidad específica para los usuarios finales. Después de guardar, puedes ajustar cada flujo de trabajo en su propia tarjeta en la vista de detalle.
| Capacidad | Qué hace |
|---|---|
| Studio information | El chatbot puede responder preguntas sobre detalles del estudio (horarios de apertura, dirección, instalaciones). |
| Trial session booking | Los usuarios finales pueden reservar una sesión de entrenamiento de prueba a través del chatbot. |
| Course discovery | El chatbot puede mostrar las clases y cursos disponibles en un estudio específico dentro de un rango de fechas elegido. |
| Contract cancellation | Los miembros pueden iniciar una cancelación de contrato vía el chatbot. |
| Support escalation | Cuando el chatbot no puede resolver una solicitud, crea una solicitud de soporte y la reenvía a un agente humano. Requiere configuración adicional de Support escalation (ver abajo). |
| Customer self-service | Los miembros pueden ver y modificar sus datos de cuenta (datos maestros, dirección, datos de contacto) a través del chatbot. Requiere configuración adicional de Self-Service (ver Configuración de Self-Service). |
| Fast Finance Link | Los miembros pueden solicitar por correo electrónico un Fast Finance Link a través del chatbot para liquidar reclamaciones pendientes o actualizar su método de pago. Requiere una plantilla de comunicación configurada en los ajustes de Fast-Finance Link (ver Fast Finance Link). |
| Membership offers | El chatbot puede presentar y recomendar ofertas de membresía a prospectos. Requiere seleccionar un Rate Bundle Group Type. |
Configurar Support escalation
Si habilitas Support escalation, elige el Type de escalado. Solo se permite una configuración de Support escalation por chatbot.
Type Email
- Email: dirección de destinatario para conversaciones escaladas. Debe ser una dirección de correo electrónico válida.
Type Zendesk
- Zendesk URL: URL de tu instancia de Zendesk.
- Zendesk username: el nombre de usuario del agente usado para crear tickets.
- Zendesk token: token API para autenticación.
Configurar membership offers
Si habilitas Membership offers, también debes seleccionar el Rate bundle group type del que se extraerán las ofertas. Sin selección, la configuración no se puede guardar:
- Sales tool: ofertas del grupo de tarifas Sales tool.
- Studio pages and Connect API: ofertas del grupo de tarifas Studio pages y Connect API.
- Member Platform: ofertas del grupo de tarifas Member Platform.
- Open API: ofertas del grupo de tarifas Open API.
Tu selección determina de dónde el bot extrae las ofertas y dónde se realiza el sign-up.
Knowledge sources
Al menos una fuente de conocimiento es requerida. Usa + Add knowledge source para agregar más. Para cada fuente eliges el Source type: File, URL o Zendesk.
Type File
Sube un archivo de texto o PDF directamente (máx. 10 MB por archivo). Para varios archivos, crea varias fuentes.
Type URL
Introduce la URL de inicio de una página web. El sistema rastrea hasta 5 niveles de profundidad y sigue un máximo de 50 enlaces desde la URL de inicio. Ambos límites son fijos y no se pueden cambiar.
Type Zendesk
Introduce la URL base de tu Zendesk Help Center, por ejemplo https://yourstudio.zendesk.com. Los artículos se obtienen en todos los idiomas disponibles en tu Zendesk Help Center, según la configuración del tenant.
Actualizar fuentes de conocimiento
Cuando guardas una nueva fuente de conocimiento, se publica e indexa automáticamente para que el bot pueda usarla.
Si el contenido detrás de una fuente existente cambia (por ejemplo, se actualizó tu sitio web o subiste un nuevo archivo), puedes desencadenar una actualización inmediata con el botón Update knowledge sources en la parte inferior de la tarjeta de fuentes de conocimiento en la página de detalle. Esto reindexa todas las fuentes de inmediato, para que los cambios aparezcan en las respuestas del bot inmediatamente. Si no ejecutas una actualización manual, todas las fuentes se reindexan automáticamente cada noche.
Contenido y formato recomendados
La capacidad del chatbot para responder bien depende mucho más de la estructura y el lenguaje de tus fuentes que del tipo de fuente. Usa las siguientes recomendaciones al preparar contenido.
- Formatos preferidos: Markdown o texto plano. Ambos están claramente estructurados y se dividen limpiamente en chunks. Los PDFs funcionan siempre que el texto sea extraíble; evita PDFs escaneados, archivos solo de imagen y hojas de Excel.
- Usa una estructura FAQ: el encabezado es la pregunta, el cuerpo es una respuesta autocontenida. Cada sección debe tener sentido por sí sola; cierta repetición entre secciones está bien si mantiene cada bloque autosuficiente.
- Terminología consistente: usa las mismas palabras para el mismo concepto en todo el contenido. Evita el lenguaje de marketing, declaraciones contradictorias entre fuentes y contenido desactualizado.
Guardar la configuración
El diálogo ofrece dos formas de salir del flujo de creación:
- Save draft (acción en la cabecera del diálogo): persiste la configuración en estado Draft. Los campos requeridos pueden estar vacíos en este modo. Úsalo para mantener configuraciones en curso sin hacerlas activables.
- Next (el botón principal en la parte inferior de cada sección): avanza a través de las secciones. En la última sección se convierte en la acción de envío y guarda la configuración en estado Published. Los campos requeridos deben estar completos; de lo contrario, el diálogo bloquea el envío. Published solo significa que la configuración está guardada y completa; aún no hace que el chat sea visible para los miembros. La activación en estudios es un paso separado (ver Activar y whitelisting).
En ambos casos llegas a la página de detalle, donde cada sección aparece como una tarjeta y se puede editar individualmente.
Vista de detalle y estado
La página de detalle tiene dos pestañas:
- Settings: tarjetas para General information, Legal consent, Styling (con sub-tarjetas Colors & look y Avatar), Capabilities, Knowledge sources y Code snippet.
- Self-Service: tarjetas para Personal member data y Contract data. Ver Configuración de Self-Service.
La página de detalle muestra el estado actual en dos lugares.
Chip de estado junto al título de la configuración:
- Draft: la configuración todavía se está montando y no se puede activar.
- Active: publicada y activada en al menos un estudio.
- Inactive: publicada pero no activada actualmente en ningún lugar.
Banner de alerta en la parte superior de la página:
- Los borradores muestran: "This configuration is not yet complete and is currently in 'Draft' status. To activate it, you must first fill in all required fields."
- Las configuraciones publicadas muestran un banner de confirmación.
La acción Edit settings en la cabecera de la página de detalle solo está disponible cuando la configuración está en estado Published.
Configuración de Self-Service
Cuando habilitas Customer self-service en la sección Capabilities, la pestaña Self-Service en la página de detalle se convierte en el lugar para controlar qué áreas de cuenta los miembros pueden leer y editar a través del chat. La pestaña contiene dos tarjetas.
Personal member data
- Master data: si los miembros pueden ver o cambiar sus datos maestros.
- Address: acceso a información de dirección.
- Contact details: acceso a teléfono, correo electrónico y datos de contacto similares.
Contract data
- Contract data: qué contratos son visibles (All contracts o Active contracts).
- Cancellation of main membership: si los miembros pueden cancelar su membresía principal a través del chat.
- Suggest freeze period before cancellation: si el chat sugiere proactivamente un período de congelación cuando un miembro intenta cancelar.
- Freeze periods: si los miembros pueden solicitar un período de congelación.
Cada campo editable muestra su estado actual (por ejemplo, Activated) y un enlace Check changes que abre la configuración de verificación del campo.
Fast Finance Link
Si activas Fast Finance Link en la sección Funciones, el chatbot puede enviar a un miembro autenticado un Fast Finance Link por correo electrónico, tras comprobar su estado de pago, para que pueda liquidar reclamaciones pendientes o actualizar su método de pago. El envío utiliza la misma vía que el envío manual desde la cuenta del miembro, incluida la plantilla de comunicación configurada allí.
- Requisito: en los ajustes de Fast-Finance Link del estudio debe haber una plantilla de comunicación configurada para el envío manual. Sin plantilla, el chatbot no puede enviar el correo. Más información en el artículo Configuración de enlace de finanzas rápidas.
- El enlace nunca aparece en la conversación del chat. Tras el envío, el chatbot solo muestra al miembro una confirmación enmascarada de la dirección de destinatario (por ejemplo,
d***n@example.com). - Qué elementos (pago, método de pago) incluye el correo depende de la configuración de Fast-Finance Link del estudio; el chatbot no realiza su propia selección.
- El chatbot nunca promete que una restricción de acceso se levantará inmediatamente tras el pago. Indica al miembro que la restricción puede resolverse como consecuencia, y recomienda contactar con el estudio si el problema persiste.
Activar y whitelisting
Dos conceptos separados controlan dónde una configuración está disponible y dónde está activada:
- Whitelisting: los estudios que tienen acceso a una configuración. Se establece en la vista de detalle de la configuración.
- Activación: los estudios donde esta configuración es la activa. Se establece desde la vista general de configuraciones. El chat solo se vuelve visible para los miembros una vez que el código de incrustación también está presente en el sitio web del estudio (ver Incrustar el widget de chat).
Esto se aplica a la web propia del estudio. En la Member Platform y en Branded Web no se necesita ningún código de inserción. Dónde encuentran los miembros el chat.
Para activar una configuración:
- Abre la vista general en Settings / PerfectAI / Chat.
- Selecciona la configuración que quieres activar.
- Elige los estudios donde debe ejecutarse.
Reglas importantes:
- Solo una configuración puede estar activa por estudio. Activar una configuración en un estudio desactiva automáticamente cualquier configuración que estuviera previamente activa allí.
- Si activas una configuración en un estudio que aún no está en su whitelist, el estudio se añade automáticamente a la whitelist.
- No puedes activar una configuración que aún esté en estado de borrador. Guárdala primero como una configuración completa y publicada; de lo contrario, la activación falla con el mensaje Cannot activate a draft configuration.
- No puedes borrar una configuración mientras está activa en algún estudio. Desactívala primero en todos los lugares.
Incrustar el widget de chat
La página de detalle contiene una tarjeta Code snippet con el código de incrustación para el sitio web de tu estudio. Copia el snippet y pégalo en el código fuente de tu sitio web para mostrar el widget de chat. El fragmento de código solo es necesario para tu propia web. En la Member Platform y en Branded Web el chat aparece sin él.
La tarjeta se comporta de manera diferente según el estado de la configuración:
- Draft: la tarjeta muestra el mensaje "The current configuration is currently in draft mode. To obtain a code snippet, please complete the chatbot configuration." La acción de copia está deshabilitada.
- Published: el snippet se muestra junto con una acción Copy que coloca el código en el portapapeles.
Dónde encuentran los miembros el chat
Los miembros llegan al chat en tres lugares. En tu propia web aparece en cuanto has insertado el código. En la Member Platform y en Branded Web aparece por sí solo, como un botón de chat flotante, sin configuración adicional.
Un miembro ve el chat en la Member Platform y en Branded Web cuando su propio estudio tiene una configuración publicada y activada. Lo determinante es el estudio del miembro, no el estudio que esté visitando. En un grupo con varios estudios decides por estudio si sus miembros reciben el chat.
Dos consecuencias que conviene conocer:
- Una configuración en estado de borrador no llega a los miembros en ningún sitio, ni en la web ni en la Member Platform.
- Si desactivas una configuración en un estudio, el chat desaparece para los miembros de ese estudio también en la Member Platform y en Branded Web, no solo en la web.
Datos y licencias de terceros
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Aviso: Este artículo se ha traducido con ayuda de inteligencia artificial. Disculpa los posibles errores.