Cómo activar los ingresos diferidos (acumulaciones pasivas) en su software

En este artículo, aprenderá cómo activar los ingresos diferidos (acumulaciones pasivas) en su software, establecer el intervalo y utilizar las reservas e informes para su contabilidad.

Contenido

• ¿Qué son los ingresos diferidos (acumulaciones pasivas) en el software?
• Requisitos y cuentas
• Activación de los ingresos diferidos (acumulaciones pasivas)Elección del intervalo para los ingresos diferidos
• Cómo funciona la lógica de reservas (ejemplos prácticos)
• Exportación de informes en el portal del contador

Guía rápida

• Verifique si tiene configurada la cuenta correcta para ingresos diferidos (PRA) en la configuración contable.
• Abra la configuración contable de su software y active la opción de ingresos diferidos.
• En el campo Intervalo de ingresos diferidos, especifique si desea acumular mensualmente o anualmente.
• Guarde la configuración; a partir de ahora, las reservas correspondientes se incluirán automáticamente en las exportaciones contables regulares.
• En el portal del contador, acceda a los informes de ingresos diferidos y expórtelos si es necesario como informe de estudio resumido o exportación detallada.

¿Qué son los ingresos diferidos (acumulaciones pasivas) en el software?

Los ingresos diferidos (abreviado: PRA) aseguran que los ingresos que recibe por adelantado se asignen exactamente al período en el que se presta el servicio. Un ejemplo típico: cuotas de membresía pagadas por todo un año de una vez que cubren el período de servicio del año.

En lugar de contabilizar todo directamente como ingreso, el importe se registra primero en una cuenta de ingresos diferidos y luego, según el intervalo elegido, se transfiere mensual o anualmente a ingresos. El software crea estas reservas automáticamente y las incluye directamente en sus exportaciones contables (por ejemplo, DATEV, SAP, etc.).

Requisitos y cuentas

Para que la función funcione correctamente, necesita una cuenta para ingresos diferidos en su plan de cuentas. Por defecto, se configuran las siguientes cuentas. Durante la activación, puede especificar un número de cuenta contable específico:

• SKR 03: Cuenta 0990 – Intervalo de ingresos diferidos / Intervalo de acumulación
• SKR 04: Cuenta 3900
• HGB/GAAP: Cuenta 2020
• IFRS: Cuenta 2020

Asegúrese de que la cuenta que necesita esté configurada en la configuración contable de su software. Su contador puede indicarle qué cuenta debe utilizar específicamente.

Activación de los ingresos diferidos (acumulaciones pasivas)

Una vez configurada la cuenta, puede activar la función en su software. La activación se controla mediante una opción dedicada en la configuración contable.

1. Abra la configuración contable de su software (por ejemplo, en el área de contabilidad o del contador).
2. Busque la configuración para ingresos diferidos, por ejemplo, Activación de la acumulación contable según el período de reserva subyacente.
3. Marque la casilla para activar la función.
4. Verifique que la cuenta PRA correcta esté asignada.
5. Guarde los cambios.

A partir de este momento, el software genera automáticamente reservas para ingresos diferidos y las incluye en sus exportaciones contables regulares.

Elección del intervalo para los ingresos diferidos

Después de la activación, debe especificar el ritmo en el que los ingresos deben reconocerse. Hay un campo en la configuración contable llamado Intervalo de ingresos diferidos / Intervalo de acumulación.

Puede elegir entre los siguientes valores:

• mensual – la acumulación se realiza del primer al último día de un mes
• anual – la acumulación se realiza del primer al último día de un año

1. Abra nuevamente su configuración contable.
2. En el campo Intervalo de ingresos diferidos, seleccione el intervalo deseado (mensual o anual).
3. Guarde la configuración.

También puede cambiar el intervalo posteriormente. El software tiene en cuenta qué servicio ya se ha prestado y ajusta las reservas en consecuencia (por ejemplo, al cambiar de mensual a anual o viceversa).

Cómo funciona la lógica de reservas (ejemplos prácticos)

Los siguientes ejemplos le ayudarán a entender cómo funciona la reserva automática en segundo plano. Normalmente, no necesita crear estas reservas manualmente; sirven para ofrecer transparencia a usted y a su contador.

Ejemplo 1: Cuota anual con acumulación mensual

• Contrato firmado el 01.01.2025, cuota anual €120, período de servicio 01.01.–31.12.2025.
• En el momento del pago (por ejemplo, 15.01.2025), la cuota se registra en la cuenta PRA.
• Al final de cada mes (para intervalo mensual), una doceava parte (€10) se reclasifica de la cuenta PRA a ingresos.
• Al final del período de servicio, la cuenta PRA para este contrato está en €0.

Ejemplo 2: Terminación de contrato a mitad de año

• Terminación el 17.08.2025.
• El software calcula el ingreso prorrateado para agosto (por ejemplo, 17 de 31 días ≈ €5,48) y sólo contabiliza este importe como ingreso.
• El saldo restante permanece como crédito y puede registrarse como reembolso al miembro o como otro ingreso (ingreso extraordinario), dependiendo de cómo lo gestione en el estudio.

Ejemplo 3: Ajuste de la servicio

• Cuota anual reducida de €120 a €110 en mayo de 2025.
• Los importes ya acumulados de enero a abril permanecen sin cambios.
• El software redistribuye automáticamente la cuota anual restante entre los meses restantes y ajusta las reservas PRA.

Ejemplo 4: Período de pausa en el contrato

• Se acuerda una pausa en junio de 2025 (sin entrenamiento, sin servicio).
• No se libera ingreso de PRA para este período ya que no se prestó servicio.

• El período de servicio se extiende en consecuencia (por ejemplo, un mes más en el año siguiente), y el PRA se libera durante la fase de

  Ejemplo 5: Cambio del intervalo

  • Mensual → anual (por ejemplo, el 15.07.2025): Ya se tienen en cuenta los meses acumulados y los días prorrateados (por ejemplo, 14 días en julio); el resto se libera al final del año.
  • Anual → mensual: El software primero contabiliza la parte devengada como ingreso y luego cambia al reconocimiento mensual para el período restante.

   

  Exportación de informes en el portal del contador

  Para que usted y su contador puedan rastrear las reservas generadas, el software proporciona informes específicos para ingresos diferidos en el portal del contador.

  1. Abra el portal del contador de su software.
  2. Vaya a la sección de Informes o143"Exportaciones contables.
  3. Seleccione el tipo de informe para Contabilidad de ingresos diferidos o Ingresos diferidos (acumulaciones pasivas).
  4. Establezca el período deseado (por ejemplo, un mes o un año).
  5. Elija una de las siguientes exportaciones:
     • Exportación de estudio resumida – vista resumida por ubicación
     • Exportación detallada / individual – vista detallada a nivel de transacción individual
  6. Exporte los datos y entréguelos a su contabilidad o a su contador.