En este artículo, te explicamos la nueva lógica para procesar transacciones bancarias a través de una cuenta de compensación y destacamos las diferencias entre la lógica anterior y la nueva.
Resumen:
- Introducción
- Problemas con la lógica anterior
- Corrección de datos de contabilización temporal
- Nueva lógica para contabilizar a través de cuentas de compensación
- Contabilizaciones a través de cuentas de compensación
- Transferencia al libro mayor general
- Marcar contabilizaciones bancarias irrelevantes
- Activación de la nueva función
Introducción
La nueva función para procesar transacciones bancarias a través de una cuenta de compensación se diseñó y desarrolló basándose en los comentarios de los clientes, especialmente de algunos clientes empresariales. El objetivo de esta función es facilitar el procesamiento de las contabilizaciones bancarias al registrar primero todas las transacciones bancarias en una cuenta de compensación antes de asignarlas a los miembros (= deudores) desde dicha cuenta.
Problemas con la lógica anterior
El registro y la contabilización completos de todas las transacciones en las cuentas bancarias de una empresa son cruciales para la contabilidad. Hasta ahora, sin embargo, Perfectgimnasio Next solo contabilizaba las transacciones que podían asignarse a un deudor, es decir, a un miembro. Esto se refería principalmente a transferencias entrantes de miembros, así como a adeudos directos que podían asignarse a un adeudo directo anterior. Otras transacciones, como transferencias entre las cuentas bancarias de la empresa, comisiones de mantenimiento de cuenta o transferencias que no provenían de miembros, no se registraban en Perfectgimnasio Next. Aunque estas transacciones se reconocían, se descartaban y no se contabilizaban debido a la falta de opciones de asignación.
Este procedimiento generaba dos problemas principales:
Contabilización doble: Dado que las cuentas bancarias se registran tanto en Perfectgimnasio Next como en el libro mayor general (por ejemplo, DATEV), pueden producirse contabilizaciones dobles al transferir las contabilizaciones de Perfectgimnasio Next al libro mayor general. Mientras que el libro mayor general contabiliza todas las transacciones bancarias directamente y a diario, las contabilizaciones de Perfectgimnasio Next suelen transferirse mensualmente. Esto hace que las mismas transacciones aparezcan dos veces en la cuenta bancaria: una vez desde el libro mayor general diario y otra desde la contabilización mensual de Perfectgimnasio Next.
Conciliación incompleta: Las transacciones no registradas en Perfectgimnasio Next, como transferencias internas o comisiones, deben gestionarse directamente en el libro mayor general y asignarse a las cuentas correspondientes. Dado que estas transacciones no se contabilizan en Perfectgimnasio Next, no hay una conciliación completa entre el libro mayor general y el sublibro al final del período de contabilización. Aunque el saldo de la cuenta bancaria en el libro mayor general es correcto, no hay una visión detallada de todas las transacciones procesadas. Esto dificulta el proceso de conciliación entre los dos sistemas, y las transacciones no contabilizadas deben revisarse y corregirse manualmente.
Esta operación comercial no está representada en Perfectgimnasio Next y, por lo tanto, debe contabilizarse en el libro mayor general o en un sublibro designado. Perfectgimnasio Next recibe la información sobre esta transacción a través del extracto bancario importado y registra su existencia, pero descarta la transacción por considerarla irrelevante. Como resultado, no se activa la contabilización descrita y la cuenta bancaria no puede replicarse completamente en Perfectgimnasio Next.
En resumen, el manejo actual de las transacciones bancarias en Perfectgimnasio Next generaba tanto contabilizaciones dobles como lagunas en la conciliación entre el libro mayor general y el sublibro.
Corrección de datos de contabilización temporal
En el proceso actual, las transferencias entrantes, que se asignan a un miembro después de procesar el extracto bancario, se contabilizan con efecto retroactivo al día original de la contabilización bancaria. Esto puede ser problemático si hay un intervalo de tiempo significativo entre la recepción de la transferencia y su asignación, ya que las contabilizaciones retroactivas se realizan en un período que ya puede haber sido transferido al libro mayor general.
El nuevo enfoque, que desacopla la contabilización bancaria de la asignación al miembro a través de una cuenta de compensación, simplifica este proceso. La contabilización bancaria y la posterior asignación se registran por separado, evitando así contabilizaciones retroactivas en períodos cerrados. Más detalles sobre esto se pueden encontrar en la sección Contabilizaciones a través de cuentas de compensación.
Nueva lógica para contabilizar a través de cuentas de compensación
Para abordar los desafíos de contabilizar transacciones bancarias, hemos ampliado la lógica de contabilización y creado un punto central para gestionar transacciones bancarias en el área financiera con el nuevo sistema bancario.
El núcleo de la función es el procesamiento de transacciones a través de cuentas de compensación para cada cuenta bancaria. Todas las transacciones bancarias se contabilizan en esta cuenta tan pronto como se importan en Perfectgimnasio Next. La contabilización se realiza en el día de la transacción bancaria según el extracto bancario, asegurando que el extracto bancario esté completamente representado y replicado en Perfectgimnasio Next. El nuevo sistema, a diferencia de la lógica anterior, acepta todas las transacciones del extracto bancario y crea entradas de contabilización para todas las transacciones. Esto significa que todas las transacciones bancarias se registran completamente y son visibles como transacciones en el área bancaria, incluso si la contabilización no es relevante para Perfectgimnasio Next. Más adelante hablaremos de las ventajas de este sistema para la conciliación.
Las contabilizaciones permanecen en la cuenta de compensación hasta que se reclasifiquen al miembro (= deudor). La cuenta de compensación puede asignarse un número de cuenta correspondiente en la configuración bancaria del estudio.
Contabilizaciones a través de cuentas de compensación
Ahora, las contabilizaciones ya no se realizan directamente desde el banco al deudor, sino a través de la respectiva cuenta de compensación. Las contabilizaciones se "estacionan" temporalmente allí hasta que puedan reclasificarse al deudor correcto o sean descartadas por el usuario como irrelevantes para Perfectgimnasio Next.
En comparación con la lógica de contabilización anterior, el único cambio es que ahora cada transacción pasa por la cuenta de compensación. Sin embargo, esta separación garantiza que la secuencia cronológica de las contabilizaciones se represente correctamente.
En un ejemplo, se importa un extracto bancario con transacciones fechadas el 1 de septiembre de 2024. Todas las transacciones bancarias se registran en la cuenta de compensación en su fecha de contabilización según el extracto bancario. Esto se aplica a todas las transacciones listadas en el extracto bancario del 1 de septiembre de 2024. En este ejemplo, se enumeran tres operaciones comerciales para ilustrar la lógica de contabilización. Todas comparten la característica de que la cuenta de compensación solo se carga temporalmente y siempre se salda con la asignación al deudor.
En el caso de adeudos directos y transferencias salientes (por ejemplo, pago de créditos al miembro), los días de contabilización en el banco y en Perfectgimnasio Next suelen coincidir, ya que estas transacciones pueden asignarse automáticamente a un deudor. La cuenta de compensación se salda inmediatamente con la segunda transacción, ya que la reclasificación ocurre de inmediato.
Para ilustrar las ventajas de la cuenta de compensación intermedia, consideremos el ejemplo de una transferencia entrante. El dinero se recibe el 1 de septiembre de 2024, pero la reclasificación no ocurre hasta el 15 de octubre de 2024. ¿Por qué? Los fondos entrantes no siempre pueden asignarse inmediatamente al deudor correcto. Las razones pueden variar: números de membresía incorrectos en el concepto, un concepto completamente vacío, el titular de la cuenta no coincide con el miembro, o una combinación de estos motivos. Supongamos que el miembro correcto se identifica el 15 de octubre de 2024 y se realiza manualmente la asignación de los fondos. Los fondos se recibieron el 1 de septiembre de 2024 y se contabilizaron como tal en el libro mayor general. Esto es importante para garantizar que el extracto bancario se contabilice de manera oportuna y precisa. La asignación y, por lo tanto, la contabilización al deudor ahora tienen lugar en el período de octubre. Dado que el período de septiembre ya está cerrado, una contabilización retroactiva al deudor a partir del 1 de septiembre de 2024 afectaría a un período ya cerrado y lo distorsionaría. Probablemente, esta contabilización ya no se transferirá al libro mayor general porque simplemente no se notó.
Para permitir una contabilización adecuada al período, la reclasificación de la cuenta de compensación al deudor se contabiliza, por lo tanto, en la fecha real, el 15 de octubre de 2024, y así entra en el período de octubre. La contabilización bancaria permanece correctamente en septiembre, y la contabilización al deudor y, por lo tanto, la liquidación de los créditos pendientes del miembro se realiza en octubre. Como resultado, el elemento abierto es visible hasta el 14 de octubre de 2024 y solo se cierra el 15 de octubre de 2024. Al contabilizar a través de la cuenta de compensación, estos dos procesos se separan de manera transparente y pueden rastrearse individualmente mediante las entradas de contabilización.
Transferencia al libro mayor general
Como se muestra en la sección Contabilizaciones a través de cuentas de compensación, ahora las transacciones bancarias se procesan a través de cuentas de compensación. Dado que todas las cuentas bancarias ya están contabilizadas en el libro mayor general, también deben contabilizarse en una cuenta de compensación a nivel de cliente. Esto es necesario en cualquier caso porque el libro mayor general no conoce a los miembros individuales (= deudores) y no puede realizar su propia asignación. Por lo tanto, la división de las transacciones se realiza por separado en el libro mayor y en el sublibro.
Al importar transacciones al libro mayor general, la respectiva cuenta de compensación en la cuenta bancaria siempre debe contabilizarse como contrapartida para registrar las transacciones. El saldo de la contrapartida se realiza entonces mediante la importación de transacciones desde Perfectgimnasio Next (= sublibro). Al asignar transacciones del extracto bancario a deudores individuales, se activa una entrada de contabilización en el estudio del miembro afectado, que incluye la cuenta de compensación de la cuenta bancaria afectada y la cuenta del miembro.
Las transacciones del libro mayor general se procesan diariamente al importar el extracto bancario al libro mayor general. Aunque las transacciones del sublibro también se procesan diariamente, solo se transfieren al libro mayor general al final del respectivo período de contabilización. En nuestro ejemplo, dos transacciones en la cuenta de compensación en el libro mayor general se saldan después del final del período de septiembre con la importación de datos del sublibro desde Perfectgimnasio Next. La transferencia entrante no se salda hasta el final del período de octubre y la importación de datos de contabilización a principios de noviembre.
En este ejemplo, la cuenta de compensación en el libro mayor general muestra un saldo de 50 EUR el 1 de septiembre de 2024. El 15 de octubre, la transacción se asigna a un miembro y puede cargarse desde la cuenta de compensación. En este punto, el libro mayor general aún muestra un saldo en la cuenta de compensación porque el sublibro aún no ha comunicado la contabilización al libro mayor general. El 1 de noviembre de 2024, las contabilizaciones mensuales de octubre se transfieren al libro mayor general con una fecha de lote del 31 de octubre de 2024. Ahora, la contabilización del 15 de octubre de 2024 salda el saldo en la cuenta de compensación, resultando en un saldo de 0 EUR. El ciclo de contabilización ahora está cerrado y la cuenta de compensación está saldada.
Como se describió anteriormente, también puede haber transacciones que no puedan asignarse a un deudor en Perfectgimnasio Next. Estas transacciones permanecen en la cuenta de compensación y deben conciliarse y reclasificarse manualmente directamente en el libro mayor general. Para ello, también hemos ampliado una función existente que facilita encontrar estas transacciones en Perfectgimnasio Next y utilizarlas para la conciliación en el libro mayor general.
Marcar contabilizaciones bancarias irrelevantes
Perfectgimnasio Next ya tiene una función para descartar transacciones bancarias irrelevantes. Basándonos en este proceso, hemos realizado una ampliación para crear más transparencia al trabajar con transacciones descartadas.
En el área bancaria, el usuario puede acceder a todas las cuentas bancarias en todas las ubicaciones. Debajo de la página de resumen, hay una página de detalles para cada cuenta bancaria, que muestra todas las transacciones de la cuenta bancaria. Además de las transacciones individuales, el usuario también puede ver los importes totales respectivos en débito y crédito, así como el saldo del período.
Aquí se muestran todas las transacciones de la cuenta bancaria sin excepción. Además de la fecha de contabilización, la fecha valor, el número de identificación del extracto bancario para la transacción, una categoría y el concepto de la transacción, también se enumeran. Los importes de la transacción se muestran en las columnas de débito y crédito, junto con el estado.
Mediante filtros rápidos y una función de búsqueda, puedes filtrar fácilmente transacciones específicas, por ejemplo, para centrarte en todas las transacciones no asignadas, como las comisiones bancarias registradas a final de mes. Además de los filtros, se ha ampliado la función para descartar transacciones. La función de búsqueda permite encontrar transacciones mediante búsqueda de texto completo en el concepto. Esto permite localizar rápidamente transacciones individuales que un usuario pueda querer procesar en Perfectgimnasio Next desde el programa bancario de su banco doméstico. Esta función también es útil cuando un miembro pregunta por qué aún hay créditos pendientes en su cuenta de miembro, a pesar de que el importe adeudado ya ha sido transferido. Probablemente se deba a que la asignación aún no se ha realizado porque no se pudo encontrar al miembro.
Puedes definir tus propias razones para descartar una transacción mediante una configuración en Ajustes > Finanzas > Motivos de rechazo. Esta configuración puede utilizarse para especificar sistemáticamente por qué una transacción se marcó como descartada. Estas razones podrían ser como "comisiones de mantenimiento de cuenta", "transferencia entre cuentas" o "pago a proveedor". Estas razones se guardan con la transacción y se incluyen en la exportación. Puedes utilizar esta exportación para filtrar rápidamente y con facilidad las transacciones descartadas a final de mes y reclasificarlas desde la cuenta de compensación a la cuenta de destino en el libro mayor general.
Los motivos de rechazo pueden configurarse y asignarse en todos los estudios para garantizar una clasificación coherente de las transacciones descartadas en todos los estudios.
Utilizando la función de exportación, que también incluye varias opciones de filtrado, puedes exportar listas como archivos de Excel para utilizarlas en la conciliación de cuentas en el libro mayor general. Al contabilizar a través de la cuenta de compensación, las transacciones del sublibro y del libro mayor general se fusionan. Idealmente, la cuenta de compensación quedará completamente saldada al final de un período, ya que todas las transacciones que deben contabilizarse en Perfectgimnasio Next están completamente asignadas a miembros, y las transacciones restantes en el libro mayor general se han reclasificado a las cuentas apropiadas o se han registrado en otra cuenta intermedia.
Activación de la nueva función
Con el lanzamiento de la nueva función, al principio no cambiará nada para ti. La nueva configuración para la cuenta de compensación se entregará vacía al lanzarse. Mientras no se configure una cuenta de compensación, las transacciones continuarán contabilizándose directamente en la cuenta bancaria almacenada en la configuración bancaria del estudio o, si esta cuenta no está configurada, en la cuenta bancaria de respaldo en la configuración contable del estudio.
Una vez que configures la cuenta de compensación, todas las transacciones bancarias pasarán por la nueva cuenta de compensación, y el proceso de contabilización descrito se convertirá en el estándar para todas las transacciones bancarias de la cuenta afectada. Esto te permite decidir si y cuándo activar el nuevo proceso a través de la cuenta de compensación. Solo entonces las transacciones también se mostrarán en el área bancaria.
Si decides probar la cuenta de compensación primero en solo una de varias cuentas bancarias, eso es posible. El procedimiento descrito anteriormente se aplica: todas las cuentas con una cuenta de compensación pasan por este paso intermedio, mientras que las demás, sin cuenta de compensación, seguirán contabilizándose como antes.
Una vez configurada la cuenta de compensación, Perfectgimnasio Next comenzará inmediatamente a contabilizar transacciones a través de la cuenta de compensación. Esto solo afecta a las transacciones a partir del momento en que se configura la cuenta de compensación, no a las transacciones pasadas. Es recomendable realizar este ajuste al inicio de un período, por ejemplo, el 1 de un mes.
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