En este artículo aprenderás qué incluye el Centro de Comunicaciones.
Contenido
La comunicación se divide en cuatro áreas principales:
En el elemento de menú principal Comunicación encontrarás el lugar central para la comunicación con tus clientes.
Aquí obtienes una visión general de las cartas, correos electrónicos y SMS que están en proceso o ya están en camino al cliente. Además, puedes crear nuevas plantillas para futuros mensajes.
Si quieres dirigirte a un número mayor de clientes, aquí también encontrarás el punto de entrada para los mensajes en serie. También puedes configurar reglas de notificación, por ejemplo, para enviar felicitaciones de cumpleaños o recordatorios de citas de forma automática.
¿Quieres subir tu propia plantilla para correos electrónicos o tu propio membrete? No hay problema. En "Diseños" tienes todas las opciones disponibles.
Visión general de comunicaciones
La visión general te informa sobre el estado actual de un mensaje a tus clientes.
Para mayor claridad, hemos dividido la visión general, al igual que una bandeja de entrada de correo electrónico, en cinco categorías:
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Borradores = Todo mensaje creado que aún no ha sido enviado por el sistema o marcado como enviado por ti.
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Salida = Todo mensaje en la bandeja de salida.
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Enviado = ¿Cuándo y a quién se envió el mensaje? Aquí puedes consultar esta información.
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Archivos = Aquí se guardan los mensajes que has archivado.
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Error = Si un mensaje no se pudo entregar o generar, lo encontrarás aquí.
En cada categoría tienes la opción de recuperar los mensajes.
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En este ejemplo ves la sección "Enviado" y las cartas que se han enviado.
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El "Estado" te informa sobre el estado de entrega de la carta.
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"Tipo" te muestra el medio, en este caso, una carta.
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El "Precio" de cada carta se indica individualmente. Varía según el número de páginas, el medio y el método de impresión.
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La "Fecha" define la fecha de envío.
En esta imagen también ves el menú de tres puntos abierto de la carta de bienvenida a "Laura Weber" y las opciones disponibles para ti.
Devoluciones
Una carta enviada ha vuelto a tu buzón, la carta no se pudo entregar. En esta sección de comunicación puedes registrar y hacer seguimiento de esto de forma centralizada.
Están disponibles las siguientes opciones:
Escanear cartas devueltas
Para volúmenes postales altos, es recomendable activar la función "Código de barras de carta devuelta en membrete". Además, hay un diálogo para escanear estos códigos de barras mediante un lector (emulación de teclado). Las cartas se marcan como devueltas inmediatamente después de escanearlas.
Registrar manualmente cartas devueltas
También puedes buscar manualmente al cliente afectado a través de la búsqueda. Una vez encontrado, se mostrará una lista de la correspondencia postal hasta la fecha y podrás marcar la carta devuelta.
En ambas variantes, la devolución de la carta se registra en el historial, junto con los datos que la acompañan (Enviado / Devuelto / *Motivo).
Las cartas se han almacenado digitalmente en la ficha del cliente desde el período de creación, lo que garantiza un archivo digital a largo plazo.
Mensajes
Mensajes en serie
Opciones: carta (vía E-Post en Alemania), correo electrónico, SMS
Ve a Comunicación / Mensajes / Mensajes en serie. En la parte superior de la línea encontrarás varias opciones para crear mensajes en serie.
Si quieres enviar un mensaje como un boletín informativo o felicitaciones de cumpleaños a varios miembros, puedes usar "Mensajes en serie". Estos pueden enviarse por correo electrónico, SMS o como carta a través de la interfaz E-Post.
Un proceso de cobro también entra en la categoría de mensajes en serie. Dado que el sistema genera estos mensajes automáticamente y ya están asignados al miembro correspondiente, no tienes que crear un mensaje en serie tú mismo. Están disponibles automáticamente y luego se pueden enviar de forma colectiva a los miembros respectivos.
Cómo crear y gestionar mensajes en serie se muestra aquí con el ejemplo Crear carta en serie.
El proceso en breve:
1. Elige el medio de comunicación
2. Dale un título a tu mensaje
3. Elige la lista de destinatarios o varias listas
4. Elige la plantilla deseada
Empieza definiendo los siguientes parámetros
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Título de la carta
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Selecciona las listas de destinatarios (puedes seleccionar tanto listas predefinidas como listas creadas individualmente)
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Selecciona una plantilla (puedes usar plantillas del sistema o tus propias plantillas)
Lista de destinatarios
En el siguiente paso verás una visión general de tus destinatarios y tendrás la opción de eliminar a personas concretas de la lista de destinatarios.
También se te notificará si un destinatario seleccionado ha rechazado este canal de comunicación.
Los miembros no incluidos se mostrarán por separado en una segunda pestaña.
Vista previa y proceso de generación
Todas las cartas del mensaje en serie se generan primero y después puedes revisarlas. En este punto todavía es posible cancelar el proceso de envío.
También tienes la opción de descargar la primera carta como PDF o crear una prueba de impresión, lo que te permite revisar tu mensaje.
Si decides enviar la carta, el coste se facturará junto con las tarifas mensuales de PerfectGym Next. El precio incluye impresión, plegado, sobre y franqueo.
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Puedes elegir la configuración de impresión de la siguiente manera:
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Carta estándar (B/N, impresión a una cara)
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Carta estándar (Color, impresión a una cara)
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Carta grande (B/N, impresión a una cara)
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Carta grande (Color, impresión a una cara)
El precio del envío varía según la selección. -
"Guardar correspondencia en serie" crea la carta en la visión general
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Visión general
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Tu mensaje en serie se muestra ahora en la visión general
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Al hacer clic en el mensaje en serie se abre la vista detallada
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Ahora puedes enviar tu mensaje en serie mediante "Enviar mensaje"
Mensajes del gimnasio
Los mensajes del gimnasio se muestran automáticamente tanto en la app como en el portal de miembros en línea, en tu página del gimnasio.
Puedes enviar imágenes o enlaces de medios.
A través de la configuración de visibilidad puedes determinar si solo tus clientes o también el resto de visitantes de tu página del gimnasio pueden ver tu mensaje.
La fecha de envío te permite planificar el mensaje para una fecha y hora futuras, en caso de que no quieras enviarlo inmediatamente.
También puedes decidir si quieres enviar una notificación push a los usuarios de la app.
Una vez que hayas creado tu mensaje, lo encontrarás en la página de visión general de los mensajes del gimnasio.
Si el mensaje se ha programado, todavía puedes editarlo o eliminarlo hasta que se envíe.
Administración
En la sección "Administración" encontrarás tres subsecciones que forman la columna vertebral de tu comunicación:
1. Plantillas
2. Diseños
3. Reglas de notificación
Las tres áreas están preconfiguradas y listas para usar. Ajusta la configuración según tus necesidades y aprovecha todo el potencial de las funciones de comunicación de PerfectGym Next.
Plantillas
La base de cada mensaje es una plantilla. En el área Comunicación de PerfectGym Next hay una sección dedicada bajo Administración para gestionar las plantillas de tu gimnasio.
PerfectGym Next distingue entre dos tipos diferentes de plantillas:
Plantillas del sistema
Estas plantillas las proporciona directamente PerfectGym Next y están vinculadas a acciones concretas que realizas en el día a día de tu gimnasio. Están marcadas con un icono de candado en la visión general de plantillas. Aquí encontrarás confirmaciones de cancelación, cartas de cobro, confirmaciones de pausa y notificaciones sobre adeudos directos devueltos. Todas las plantillas del sistema son fáciles de editar y se pueden personalizar con tu propio texto. Sin embargo, no es posible eliminarlas.
Plantillas personalizadas
También puedes crear tus propias plantillas para cartas individuales o en serie en cualquier momento. Estas plantillas no se generan automáticamente para acciones concretas como las plantillas del sistema, pero se pueden seleccionar para mensajes individuales o en serie creados por ti. Puedes eliminar tus plantillas personalizadas en cualquier momento y también definir para cuáles de tus ubicaciones estará disponible la plantilla (si tienes más de una ubicación).
Además, hay varias opciones de edición:
Insertar marcadores
Al insertar una almohadilla (#) puedes añadir marcadores que extraen información del registro de datos del miembro al generar la carta. Si escribes una almohadilla (#), aparecerá un menú.
Tipos de marcadores
Hay dos tipos de marcadores que puedes añadir a las plantillas:
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Tipo 1 – "Marcadores sin información adicional": Estos son marcadores que puedes insertar en cualquier mensaje. Este tipo de marcador no requiere información adicional del registro de datos del cliente, como una pausa registrada, una cancelación, etc.
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1. Generales:
#FechaActual – Inserta la fecha de hoy en la carta.*Una vez enviado el mensaje, este valor queda fijado de forma permanente y no se actualiza.
#Firma – Inserta un elemento de firma en la carta. Incluye la ubicación del gimnasio, la fecha actual y un espacio para una firma manuscrita. -
2. Información del socio:
#Nombre
#Apellido
#NumeroDeSocio
#SaludoFormal – Saludo formal según el género del miembro: "Estimado señor" o "Estimada señora"
#SaludoInformal – Variante informal del saludo: inserta "Estimado" o "Estimada" según el género del miembro ("Estimada/o" si no hay género definido), junto con el nombre del miembro y sin tratamiento
#Cumpleanos
#Edad
#Número de socio del clienteQrCode *Requiere hardware -
3. Información de contacto del socio
#CorreoElectronico
#Telefono(privado)
#Telefono(trabajo)
#Movil(privado)
#Movil(trabajo)
#Calle
#NumeroDeCasa
#CodigoPostal
#Localidad -
4. Datos bancarios del socio
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5. Información de contacto del gimnasio
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6. Información del gimnasio
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7. Información de contacto del gimnasio
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8. Datos bancarios del gimnasio
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Tipo 2 – "Marcadores con información adicional": Estos marcadores se refieren a información concreta de tu miembro que debe introducirse en el registro de datos del cliente, como una cancelación, una pausa o una cita.
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1. Cancelación
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2. Períodos de pausa
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3. Adeudo devuelto
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4. Proceso de cobro
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5. Citas
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En la visión general de plantillas siempre puedes hacer clic en el menú de tres puntos de tus plantillas para editarlas o eliminarlas más tarde.
Al editar una plantilla tienes a tu disposición opciones de edición conocidas, similares a las de los programas de procesamiento de texto.
El diseño de la carta también se puede cambiar aquí posteriormente.
Diseños
Para que tu comunicación también coincida visualmente con tus preferencias, esta sección te permite personalizar los diseños de las plantillas respectivas.
1. Correo electrónico – Simple (Sin logo ni elementos gráficos)
2. Correo electrónico – Moderno (Con elementos gráficos)
3. Carta comercial – Simple (Sin pie de página ni elementos gráficos)
4. Carta comercial – (Con pie de página y logo)
5. Carta – (Un diseño PDF subido libremente, similar a un membrete)
Ciertos elementos de diseño de las cartas no se pueden modificar, ya que deben cumplir con los estándares de cartas respectivos, por ejemplo, DIN 5008 en Alemania
Crear diseño
Un "Diseño" en PerfectGym Next se puede entender como un tipo de membrete.
Puedes subir un diseño que encaje con tu negocio, por ejemplo, usando los colores de tu marca.
No hay límites para tu creatividad. Crea un diseño para Navidad con guirnaldas o para cumpleaños con globos.
Si creas una plantilla para mensajes de cumpleaños, por ejemplo, puedes elegir el diseño de globos adecuado para esas felicitaciones.
Crear diseño de carta
- ¿Cómo creo un diseño así?
- Diseñas el "membrete" que quieres usar y creas un PDF de él. Este PDF se colocará más tarde como "fondo" debajo del cuerpo del texto.
- Asegúrate de que la plantilla que crees cumpla con los estándares DIN 5008 para cartas formales.
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Las dimensiones de página de la plantilla también deben ajustarse a A4: 210 × 297 mm.
- Selecciona un PDF como plantilla
- Elige la ubicación del archivo PDF que quieres usar como plantilla.
- Al hacer clic en "Abrir", el archivo PDF se subirá a PerfectGym Next.
- Elige tu diseño en la visión general de plantillas de diseño
- Ahora puedes seleccionar tu diseño en la visión general de plantillas de diseño.
- Puedes ajustar tu plantilla de diseño en cualquier momento o eliminar el diseño por completo.
- Usa el diseño creado
- Si seleccionas una plantilla propia o del sistema, puedes cambiar entre los diseños guardados con el campo "Diseño" en la parte superior de la plantilla.
Diseño de correo electrónico
- Marcadores obligatorios
- Es importante incluir dos marcadores obligatorios al crear un nuevo diseño:
- ${content.content} – Marca el área de contenido dentro del diseño del correo electrónico. Todo el texto introducido al crear el correo electrónico se colocará en esta área.
- ${footer.unsubscribeLink} – Enlace al formulario de cancelación de las notificaciones por correo electrónico. Legalmente, esta función debe estar presente en cada correo electrónico.
- Ambos marcadores deben usarse en el diseño HTML y se comprueban antes de guardar.
- Una vez guardado, el nuevo diseño se puede seleccionar en las plantillas de correo electrónico o para correos electrónicos individuales.
- Es importante incluir dos marcadores obligatorios al crear un nuevo diseño:
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Selecciona tu diseño en la visión general de plantillas de diseño:
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Ahora puedes seleccionar tu propio diseño en la visión general de plantillas de diseño.
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En cualquier momento puedes seguir haciendo cambios en tu plantilla de diseño o eliminar el diseño.
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Usa el diseño creado
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Si seleccionas una plantilla propia o del sistema, puedes cambiar entre los diseños guardados haciendo clic en "Diseño" en la parte superior derecha.
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Marcadores adicionales
Además de los campos obligatorios, hay una serie de marcadores opcionales que te permiten ampliar el diseño de forma dinámica. Debido al gran número de marcadores, los ponemos a tu disposición en el apéndice del documento.
Reglas de notificación
Para mantener el control de todo, encontrarás todas las reglas de notificación en un solo lugar. Esta visión general proporciona la siguiente información sobre cada regla:
1. Evento – ¿Qué evento desencadena esta regla?
2. Plantilla – ¿Qué plantilla se utiliza?
3. Modalidad de envío – ¿Automática o con confirmación?
4. Tipo – Canal de comunicación
5. Estado – ¿Activo o inactivo?(Solo puede haber una regla activa por evento)
En el centro de comunicaciones, en Administración / Reglas de notificación, encontrarás una lista preconfigurada de todos los eventos, para cartas, SMS y correos electrónicos. Puedes activar nuevas reglas y desactivar las existentes.
Para hacerlo, ve a la parte superior derecha y haz clic en Crear configuración. Dale un nombre a la configuración y haz clic en Guardar.
Tu nueva regla aparecerá ahora en la visión general. Con el menú de tres puntos puedes hacer ajustes como de costumbre o eliminar la configuración.
Para establecer los parámetros, selecciona la configuración.
Se abrirá una nueva visión general que muestra todos los eventos y reglas de notificación ya establecidos para tu configuración. Para añadir más reglas, haz clic en Añadir regla de notificación en la parte superior derecha.
En el siguiente paso puedes seleccionar los eventos en PerfectGym Next, así como la Modalidad de envío, el Canal de comunicación y la Plantilla que quieres asociar con tu regla de notificación.
¿Cómo funcionan las reglas de notificación?
Las reglas de notificación vinculan un evento concreto (por ejemplo, "Período de pausa añadido") con un canal de comunicación (por ejemplo, correo electrónico) y una plantilla adecuada (por ejemplo, "Confirmación de pausa"). PerfectGym Next detecta automáticamente cuándo ocurre un evento definido y genera un mensaje para el miembro con la plantilla seleccionada.
Ejemplo de caso de uso
Al crear una cita aparece un diálogo con la opción de "recordar antes de la cita". Simplemente marca la casilla y define el tiempo de antelación, y se utilizará la plantilla preestablecida de la regla.
El participante recibirá ahora un recordatorio de su cita en el momento y a través del canal establecidos en las condiciones de la regla.
Ejemplo de caso de uso para notificaciones totalmente automatizadas
La segunda variante es totalmente automatizada y envía el mensaje al miembro sin ningún diálogo de confirmación. Esta variante se utiliza normalmente para eventos de cumpleaños. El día del cumpleaños (o el día anterior en el caso de las cartas), se genera automáticamente un mensaje de cumpleaños a partir de la plantilla y se envía directamente al miembro, completamente sin acción del usuario.
Obtén más información sobre este tema en el artículo del Centro de Ayuda "Notification rules".
Aviso: Este artículo se ha creado con ayuda de inteligencia artificial y traducido automáticamente sin revisión editorial. Disculpa los posibles errores.