En este artículo, te mostramos: qué incluye el Centro de Comunicación
La comunicación se divide en cuatro áreas principales:
En el elemento de menú principal Comunicación, encontrarás el lugar central para la comunicación con tus clientes.
Aquí obtienes una visión general de las cartas, correos electrónicos y SMS que están en proceso o ya están en camino al cliente. Además, puedes crear nuevas plantillas para futuros mensajes.
Si quieres dirigirte a un número mayor de clientes, aquí también encontrarás el punto de entrada para mensajes en serie. También puedes configurar reglas de notificación, por ejemplo, para enviar felicitaciones de cumpleaños o recordatorios de citas de forma automática.
¿Quieres subir tu propia plantilla para correos electrónicos o tu propio membrete? ¡No hay problema! En "Diseños" tienes todas las opciones disponibles.
Visión general de comunicaciones
La visión general te informa sobre el estado actual de un mensaje a tus clientes.
Para mayor claridad, hemos dividido la visión general, al igual que una bandeja de entrada de correo electrónico, en cinco categorías:
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Borradores = Todo mensaje creado que aún no ha sido enviado por el sistema o marcado como enviado por ti.
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Bandeja de salida = Todo mensaje en la bandeja de salida.
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Enviados = ¿Cuándo y a quién se envió el mensaje? Aquí puedes ver esta información.
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Archivo = Aquí se guardan los mensajes que has archivado.
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Errores = Si un mensaje no pudo ser entregado o generado, lo encontrarás aquí.
En cada categoría tienes la opción de recuperar los mensajes.
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En este ejemplo, ves la sección "Enviados" y las cartas que han sido enviadas.
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El "Estado" te informa sobre el estado de entrega de la carta.
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"Tipo" te muestra el medio, en este caso, una carta.
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El "Precio" de cada carta se lista individualmente. Esto varía según el número de páginas, el medio y el método de impresión.
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La "Fecha" define la fecha de envío.
En esta imagen también ves el menú de tres puntos abierto de la carta de bienvenida a "Laura Weber" y las opciones disponibles para ti.
Devoluciones
Una carta enviada ha regresado a tu bandeja de correo, la carta no pudo ser entregada. En esta sección de comunicación puedes registrar y hacer seguimiento de esto de forma centralizada.
Las siguientes opciones están disponibles:
Escanear cartas devueltas
Para volúmenes postales altos, es recomendable activar la función "Código de barras de carta devuelta en membrete". Además, hay un diálogo para escanear estos códigos de barras mediante un lector (emulación de teclado). Las cartas se marcan inmediatamente como devueltas después de escanearlas.
Registrar manualmente cartas devueltas
También puedes buscar manualmente al cliente afectado a través de la búsqueda. Una vez encontrado, se mostrará una lista de la correspondencia postal hasta la fecha y podrás marcar la carta devuelta.
En ambas variantes, la devolución de la carta se registra en el historial, junto con los datos acompañantes (Enviado / Devuelto / *Motivo).
Las cartas se han almacenado digitalmente en la ficha del cliente desde el período de creación, asegurando un archivo digital a largo plazo.
Mensajes
Mensajes en serie
Opciones: Carta (vía E-Post en Alemania), correo electrónico, SMS
Ve a Comunicación / Mensajes / Mensajes en serie. En la parte superior de la línea encontrarás varias opciones para crear mensajes en serie.
Si quieres enviar un mensaje como un boletín informativo o felicitaciones de cumpleaños a varios miembros, puedes usar "Mensajes en serie". Estos pueden enviarse por correo electrónico, SMS o a través de la interfaz E-Post como carta.
Un proceso de cobro también entra en la categoría de mensajes en serie. Dado que estos mensajes se generan automáticamente por el sistema y ya están asignados al miembro correspondiente, no tienes que crear un mensaje en serie tú mismo. Estos están disponibles automáticamente y luego pueden enviarse colectivamente a los respectivos miembros.
Cómo crear y gestionar mensajes en serie se muestra aquí con el ejemplo Crear carta en serie.
El proceso en breve:
1. Elige el medio de comunicación
2. Dale un título a tu mensaje
3. Elige la lista de destinatarios o varias listas
4. Elige la plantilla deseada
Empieza definiendo los siguientes parámetros
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Título de la carta
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Selecciona las listas de destinatarios (puedes seleccionar tanto listas predefinidas como listas creadas individualmente)
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Selecciona una plantilla (puedes usar plantillas del sistema o tus propias plantillas)
Lista de destinatarios
En el siguiente paso, verás una visión general de tus destinatarios y tendrás la opción de eliminar a personas individuales de la lista de destinatarios.
También se te notificará si un destinatario seleccionado ha optado por no recibir este canal de comunicación.
Los miembros no incluidos se listarán en una segunda pestaña por separado.
Vista previa y proceso de generación
Todas las cartas para el mensaje en serie se generan primero y luego puedes revisarlas tú mismo. Todavía es posible cancelar el proceso de envío en este punto.
También tienes la opción de descargar la primera carta como PDF o crear una prueba de impresión, lo que te permite revisar tu mensaje.
Si decides enviar la carta, el costo se facturará junto con las tarifas mensuales de Perfectgimnasio Next. El precio incluye impresión, plegado, sobre y franqueo.
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Puedes elegir la configuración de impresión de la siguiente manera:
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Carta estándar (B/N, impresión por un solo lado)
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Carta estándar (Color, impresión por un solo lado)
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Carta grande (B/N, impresión por un solo lado)
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Carta grande (Color, impresión por un solo lado)
Dependiendo de la selección, varía el precio del envío. -
"Guardar carta en serie" crea la carta en la visión general
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Visión general
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Tu mensaje en serie ahora se muestra en la visión general
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Al hacer clic en el mensaje en serie se abre la vista detallada
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Ahora puedes enviar tu mensaje en serie mediante "Enviar mensaje"
Mensajes del gimnasio
Los mensajes del gimnasio se muestran automáticamente tanto en la app como en el portal de miembros en línea en tu página del gimnasio.
Puedes enviar imágenes o enlaces de medios.
A través de la configuración de visibilidad, puedes determinar si solo tus clientes o todos los demás visitantes de tu página del gimnasio pueden ver tu mensaje.
La fecha de envío te permite planificar el mensaje para una fecha y hora futuras, en caso de que no quieras enviarlo inmediatamente.
También puedes decidir si enviar una notificación push a los usuarios de la app.
Una vez que hayas creado tu mensaje, lo encontrarás en la página de visión general de mensajes del gimnasio.
Si el mensaje ha sido programado, aún puedes editarlo o eliminarlo hasta que se envíe.
Administración
En la sección "Administración" encontrarás tres subsecciones que forman la columna vertebral de tu comunicación:
1. Plantillas
2. Diseños
3. Reglas de notificación
Las tres áreas están preconfiguradas y listas para usar. Ajusta la configuración según tus necesidades y desbloquea todo el potencial de las funciones de comunicación de Perfectgimnasio Next.
Plantillas
La base para cada mensaje es una plantilla. En el área de Comunicación de Perfectgimnasio Next, hay una sección dedicada bajo Administración para gestionar tus plantillas del gimnasio.
Perfectgimnasio Next distingue entre dos tipos diferentes de plantillas:
Plantillas del sistema
Estas plantillas son proporcionadas directamente por Perfectgimnasio Next y están vinculadas a acciones específicas que realizas en las operaciones diarias de tu gimnasio. Están marcadas con un icono de candado en la visión general de plantillas. Aquí encontrarás confirmaciones de cancelación, cartas de cobro, confirmaciones de pausas y notificaciones sobre adeudos directos devueltos. Todas las plantillas del sistema son fáciles de editar y se pueden personalizar con tu propio texto. Sin embargo, no es posible eliminar las plantillas del sistema.
Plantillas personalizadas
También puedes crear tus propias plantillas para cartas individuales o en serie en cualquier momento. Estas plantillas no se generarán automáticamente para acciones específicas como las plantillas del sistema, pero pueden seleccionarse para mensajes individuales o en serie creados por ti. Puedes eliminar tus plantillas personalizadas en cualquier momento y también configurar para qué ubicaciones de tu gimnasio estarán disponibles estas plantillas (si tienes más de una ubicación).
Además, hay varias opciones de edición:
Insertar marcadores
Al insertar un símbolo de almohadilla (#), puedes añadir marcadores que extraen información del registro de datos del miembro al generar la carta. Si escribes una almohadilla (#), aparecerá un menú.
Tipos de marcadores
Hay dos tipos de marcadores que puedes añadir a las plantillas:
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Tipo 1 – "Marcadores sin información adicional": Estos son marcadores que puedes insertar en cualquier mensaje. Este tipo de marcador no requiere información adicional del registro de datos del cliente, como una pausa registrada, cancelación, etc.
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1. Generales:
#FechaActual – Inserta la fecha de hoy en la carta.*Una vez enviado el mensaje, este valor se fija permanentemente y no se actualizará.
#Firma – Inserta un elemento de firma en la carta. Esto incluye la ubicación del gimnasio, la fecha actual y un espacio para una firma manuscrita. -
2. Información socio:
#Nombre
#Apellido
#NúmeroSocio
#Saludo – Basado en el género del miembro: "Estimado Sr." o "Estimada Sra."
#Cumpleaños
#Edad
#CódigoQR(Socio) *Requiere hardware -
3. Información de contacto del socio
#Email
#TeléfonoParticular
#TeléfonoTrabajo
#MóvilParticular
#MóvilTrabajo
#Calle
#NúmeroCasa
#CódigoPostal
#Ciudad -
4. Datos bancarios del socio
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5. Información de contacto del gimnasio
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6. Información del gimnasio
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7. Información de contacto del gimnasio
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8. Datos bancarios del gimnasio
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Tipo 2 – "Marcadores con información adicional": Estos marcadores se refieren a información específica de tu miembro que debe introducirse en el registro de datos del cliente, como una cancelación, pausa o cita.
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1. Cancelación
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2. Pausa
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3. Adeudo devuelto
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4. Proceso de cobro
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5. Citas
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En la visión general de plantillas, siempre puedes hacer clic en el menú de tres puntos de tus plantillas para editarlas o eliminarlas más tarde.
Al editar una plantilla, tienes disponibles opciones de edición familiares similares a los programas de procesamiento de texto.
El diseño de la carta también se puede cambiar aquí después.
Diseños
Para asegurarte de que tu comunicación también coincida visualmente con tus preferencias, esta sección te permite personalizar los diseños para las plantillas respectivas.
1. Correo electrónico – Simple (Sin logo ni elementos gráficos)
2. Correo electrónico – Moderno (Con elementos gráficos)
3. Carta comercial – Simple (Sin pie de página ni elementos gráficos)
4. Carta comercial – (Con pie de página y logo)
5. Carta – (Un diseño PDF subido libremente, similar a un membrete)
Ciertos elementos de diseño en las cartas no son modificables, ya que deben cumplir con los respectivos estándares de cartas, por ejemplo, DIN 5008 en Alemania
Crear diseño
Un "Diseño" en Perfectgimnasio Next puede considerarse como un tipo de membrete.
Puedes subir un diseño que se adapte a tu negocio, por ejemplo, usando los colores de tu marca.
¡No hay límites para tu creatividad! Crea un diseño para Navidad con guirnaldas o para cumpleaños con globos.
Si creas una plantilla para mensajes de cumpleaños, por ejemplo, puedes elegir el diseño de globos adecuado para esas felicitaciones.
Crear diseño de carta
- ¿Cómo creo un diseño así?
- Diseñas el "membrete" que quieres usar y creas un PDF de él. Este PDF se colocará más tarde como "fondo" debajo del cuerpo del texto.
- Asegúrate de que la plantilla que crees cumpla con los estándares DIN 5008 para cartas formales.
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Las dimensiones de la página de la plantilla también deben ajustarse a A4: 210 × 297 mm.
- Selecciona un PDF como plantilla
- Elige la ubicación del archivo PDF que quieres usar como plantilla.
- Al hacer clic en "Abrir", el archivo PDF se subirá a Perfectgimnasio Next.
- Elige tu diseño en la visión general de plantillas de diseño
- Ahora puedes seleccionar tu diseño de la visión general de plantillas de diseño.
- Puedes hacer ajustes a tu plantilla de diseño en cualquier momento o eliminar el diseño por completo.
- Usa el diseño creado
- Si seleccionas una plantilla del sistema o una personalizada, puedes cambiar entre los diseños guardados haciendo clic en el icono de "pincel" en la parte superior derecha: "no rocket science – just MAGIC".
Diseño de correo electrónico
- Marcadores obligatorios
- Es importante incluir dos marcadores obligatorios al crear un nuevo diseño:
- ${content.content} – Marca el área de contenido dentro del diseño del correo electrónico. Todo el texto introducido al crear el correo electrónico se colocará en esta área.
- ${footer.unsubscribeLink} – Enlace al formulario de cancelación para notificaciones por correo electrónico. Legalment
- Es importante incluir dos marcadores obligatorios al crear un nuevo diseño:
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Selecciona tu diseño en la visión general de plantillas de diseño:
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Ahora puedes seleccionar tu propio diseño en la visión general de plantillas de diseño.
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En cualquier momento, aún puedes realizar cambios en tu plantilla de diseño o eliminar el diseño.
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Usa el diseño creado
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Si seleccionas una plantilla del sistema o una personalizada, puedes cambiar entre los diseños guardados haciendo clic en "Diseño" en la parte superior derecha.
Marcadores adicionales
Además de los campos obligatorios, hay una serie de marcadores opcionales que te permiten expandir el diseño de manera dinámica. Debido al gran número de marcadores, los proporcionamos en el apéndice del documento.
Reglas de notificación
Para mantener el control de todo, puedes encontrar todas las reglas de notificación en un solo lugar. Esta visión general proporciona la siguiente información sobre cada regla:
1. Evento – ¿Qué evento desencadena esta regla?
2. Plantilla – ¿Qué plantilla se utiliza?
3. Tipo de envío – ¿Automático o con confirmación?
4. Tipo – Canal de comunicación
5. Estado – ¿Activo o inactivo?(¡Solo puede haber una regla activa por evento!)
En el centro de comunicaciones, bajo Administración/Reglas de notificación, encontrarás una lista preconfigurada con todos los eventos: para cartas, SMS y correos electrónicos. Puedes activar nuevas reglas y desactivar las existentes.
Para hacerlo, ve a la parte superior derecha y haz clic en Crear configuración. Dale un nombre a la configuración y haz clic en Guardar.
Tu nueva regla aparecerá ahora en la visión general. Usando el menú de tres puntos, puedes hacer ajustes como de costumbre o eliminar la configuración.
Para establecer los parámetros, selecciona la configuración.
Se abrirá una nueva visión general que muestra todos los eventos y reglas de notificación ya establecidos para tu configuración. Para añadir más reglas, haz clic en Añadir regla de notificación en la parte superior derecha.
En el siguiente paso, puedes seleccionar los eventos en Perfectgimnasio Next, así como el Tipo de envío, Canal de comunicación y Plantilla que quieres asociar con tu regla de notificación.
¿Cómo funcionan las reglas de notificación?
Las reglas de notificación vinculan un evento específico (por ejemplo, "pausa temporal añadida") con un canal de comunicación (por ejemplo, correo electrónico) y una plantilla adecuada (por ejemplo, "Confirmación de pausa"). Perfectgimnasio Next detecta automáticamente cuándo ocurre un evento definido y genera un mensaje para el miembro usando la plantilla seleccionada.
Ejemplo de caso de uso
Al crear una cita, aparece un diálogo con la opción de "recordar antes de la cita". Simplemente marca la casilla y define el tiempo de antelación, y se utilizará la plantilla preestablecida de la regla.
El participante recibirá ahora un recordatorio para su cita en el momento y a través del canal establecido en las condiciones de la regla.
Ejemplo de caso de uso para Notificaciones totalmente automatizadas
La segunda variante es totalmente automatizada y envía el mensaje al miembro sin ningún diálogo de confirmación. Esta variante se utiliza típicamente para eventos de cumpleaños. En el día del cumpleaños (o el día anterior para cartas), se genera automáticamente un mensaje de cumpleaños basado en la plantilla y se envía directamente al miembro, completamente sin acción del usuario.
Obtén más información sobre esto en el artículo del Centro de Ayuda
Aviso: Este artículo ha sido traducido automáticamente mediante inteligencia artificial. No asumimos ninguna responsabilidad por posibles errores en la traducción.