Verificación de duplicados en firmas de contratos y entrenamientos de prueba

En este artículo aprenderás a configurar la verificación de duplicados en tu software para que los socios sean reconocidos en función de apellido, fecha de nacimiento y código postal, y cómo esto afecta a la firma de contratos y las pruebas de entrenamiento.

Índice

• ¿Qué hace la nueva verificación de duplicados?
• Configurar la verificación de duplicados para la firma de contratos
• Configurar la verificación de duplicados para pruebas de entrenamiento
• ¿Dónde se aplica la verificación de duplicados?
• ¿Cómo funciona exactamente la lógica de coincidencia?
• Consejos y buenas prácticas

Vía rápida

• Abre la configuración de Verificación previa a la firma de contratos en tu software.
• Selecciona la opción de lógica de duplicados Apellido + Fecha de nacimiento + Código postal y guarda.
• Ve a la configuración de Prueba de entrenamiento.
• Abre el menú de datos de prospectos y selecciona la cuarta opción Apellido + Fecha de nacimiento + Código postal.
• Guarda tus ajustes: la nueva lógica se aplicará a los contratos online, la herramienta de ventas y las pruebas de entrenamiento (API y MySports).

¿Qué hace la nueva verificación de duplicados?

La nueva verificación de duplicados te permite reconocer a los socios no por la dirección de correo electrónico, sino por una combinación de apellido, fecha de nacimiento y código postal.

Esto reduce:

• Las múltiples entradas de socios que usan correos electrónicos diferentes.
• Los riesgos de que socios bloqueados o endeudados se registren de nuevo con un nuevo correo.
• El esfuerzo de fusionar manualmente registros duplicados.

Al mismo tiempo, garantizas un historial consistente por persona, incluyendo comunicación, planes de entrenamiento e historiales de contratos.

Configurar la verificación de duplicados para la firma de contratos

Para la firma de contratos, puedes especificar en la configuración qué lógica se debe usar para la verificación de duplicados. A partir de ahora, selecciona la combinación Apellido + Fecha de nacimiento + Código postal.

Aquí te explicamos cómo hacerlo:

1. Abre tu software y ve a Ajustes / Firma de socios / Configuración de firma de socios / Verificación previa a la firma de contratos
2. Haz clic en el menú de tres puntos y selecciona Editar restricciones de firma de contratos para la firma online de contratos o la opción para la Herramienta de ventas.
3. En la selección de lógica de verificación, elige la opción Apellido + Fecha de nacimiento + Código postal.
4. Guarda los cambios con Guardar.

A partir de ahora, el software verificará la existencia de socios basándose en estos tres criterios en cada firma de contrato, ya sea online o en el club. Si se encuentra una coincidencia, recibirás una notificación como de costumbre y podrás decidir si usar el registro existente o crear deliberadamente uno nuevo (por ejemplo, en caso de similitud de nombres).

Configurar la verificación de duplicados para pruebas de entrenamiento

También puedes controlar cómo se realiza la verificación de duplicados para pruebas de entrenamiento y prospectos. La nueva combinación Apellido + Fecha de nacimiento + Código postal está disponible aquí como la cuarta opción en el menú desplegable existente.

Aquí te explicamos cómo cambiar la verificación para las pruebas de entrenamiento:

1. En tu software, ve a Ajustes / Servicios / Prueba de entrenamiento.
2. Ve al mosaico de datos de prospectos y haz clic en el menú de tres puntos.
3. Selecciona Editar prevención de creación de duplicados.
4. En el menú desplegable para la lógica de duplicados, verás varias opciones. Selecciona la 4ª opción etiquetada como Apellido + Fecha de nacimiento + Código postal.
5. Guarda tus ajustes.

Esta configuración afecta a todas las pruebas de entrenamiento recién creadas, ya sean creadas a través de MySports, mediante la API o directamente en el club. Si hay una coincidencia con un registro existente, el duplicado se mostrará para que no crees un nuevo prospecto para la misma persona.

[Captura de pantalla: Configuración de prueba de entrenamiento – menú desplegable con la nueva cuarta opción “Apellido + Fecha de nacimiento + Código postal”]

¿Dónde se aplica la verificación de duplicados?

La lógica de duplicados que elijas se considera automáticamente en todos los puntos de contacto relevantes. Una vez que actives la opción Apellido + Fecha de nacimiento + Código postal, se aplicará en:

• Firma de contratos online (API): Cuando un prospecto firma un contrato online, el software verifica el registro en función del apellido, la fecha de nacimiento y el código postal.
• Herramienta de ventas en el estudio: La misma lógica se aplica durante cada nuevo contrato en la conversación de ventas presencial.
• Pruebas de entrenamiento mediante API: Si registras pruebas de entrenamiento a través de una integración, la verificación de duplicados se ejecutará según tus ajustes.
• MySports: Las reservas de pruebas de entrenamiento o los registros a través de MySports también se verifican con la nueva combinación.

No tienes que configurar la lógica por separado para cada punto de contacto: lo importante es que selecciones y guardes la lógica de duplicados deseada en los ajustes para contratos y pruebas de entrenamiento.

Los resultados de la verificación de duplicados también muestran la fecha de la última cita de entrenamiento de prueba de la persona. Así ves directamente si un interesado ya ha realizado o reservado un entrenamiento de prueba.

¿Cómo funciona exactamente la lógica de coincidencia?

Para minimizar el número de duplicados que pasen desapercibidos, la lógica de coincidencia para apellido y código postal tolera pequeñas variaciones ortográficas. Esto ocurre automáticamente en segundo plano: no necesitas configurar nada adicional.

En detalle:

Apellido

• Se ignoran los espacios: de Jong y deJong se tratan como iguales.
• Las diéresis y caracteres especiales se normalizan:
  • Müller se trata como Mueller.
  • Günther se trata como Guenther.
  • François se trata como Francois.
• Añadidos al nombre y títulos: Añadidos como von, van, von der, de no se usan como límites estrictos 1:1. Por ejemplo, von der Weiden puede coincidir con Weiden.
• Nombres compuestos: Los nombres con guiones o espacios se combinan, por ejemplo, Schmidt-Meyer y Schmidt Meyer se consideran ortografías idénticas.

Fecha de nacimiento

La fecha de nacimiento debe coincidir exactamente. Asegúrate de que la fecha de nacimiento esté registrada correctamente y de forma completa. Los diferentes formatos se estandarizan internamente: lo que importa es la fecha real.

Código postal

• Se ignoran los espacios en el código postal: 1234 AB y 1234AB se tratan como iguales.
• El código postal se almacena como se ingresó, pero se limpia de espacios innecesarios para la comparación.

Solo cuando los tres criterios —apellido, fecha de nacimiento y código postal— coinciden, un registro se reconoce como un posible duplicado y se muestra en la interfaz de usuario.

Consejos y buenas prácticas

Para aprovechar al máximo la nueva verificación de duplicados, ten en cuenta los siguientes puntos:

• Pide siempre la fecha de nacimiento y el código postal: Asegúrate de que tu equipo registre estos datos de manera constante durante la firma de contratos y las pruebas de entrenamiento.
• Entrada estandarizada: Anima a tu equipo a escribir los apellidos correctamente, incluyendo nombres compuestos y añadidos.
• Toma en serio las advertencias de duplicados: Cuando recibas una advertencia de duplicado, verifica brevemente si se trata realmente de la misma persona antes de crear un nuevo registro.
• Limpia los duplicados antiguos: Aprovecha la nueva lógica como una oportunidad para fusionar socios duplicados existentes y así tener informes más limpios.

Si no estás seguro de qué variante de duplicado se adapta mejor a tu estudio, puedes probar los ajustes en cualquier momento y modificarlos si es necesario. La nueva combinación Apellido + Fecha de nacimiento + Código postal te ofrece una protección especialmente buena contra múltiples entradas sin depender únicamente de la dirección de correo electrónico como único criterio.

Aviso: Este artículo ha sido traducido automáticamente mediante inteligencia artificial. No asumimos ninguna responsabilidad por posibles errores en la traducción.